جزوه مدیریت اسناد(استاد جناب آقای میرحسینی)
وقت یعنی فرصت ها، ساعت ها، روزها و ماه ها و سال ها بلکه دقیقه ها و ثانیه ها و لحظه ها، بهره گیری از وقت بزرگترین توفیقی است که نصیب بشر می شود، و او می تواند در پرتو آن به اهداف عالیه برسد، و به پیروزی در همه ابعاد دست یابد، وقت گوهر ناب و گران سنجی است که ارزش هیچ چیز را نمی توان با آن مقایسه کرد. وقت همان عمر انسان است که سرمایه ای بالاتر از آن نیست، مشروط بر این که از آن برای رشد و ترقی ظاهر و باطن استفاده شود، یعنی وقت نردبان ترقی گردد، و گرنه نه تنها سرمایه نیست بلکه شرمایه، و وسیله شرّ و تیره بختی است. بر همین اساس امام سجّاد(علیه السلام) در فرازی از دعای خود به خداوند عرض می کند: «وَ عَمِّرنِی ماکانَ عُمرِی بِذلَةً فِی طاعَتِکَ، فَاِذا کانَ عُمرِی مَرتَعاً لِلشَّیطانِ فاقبِضنِی اِلَیکَ؛ عمر طولانی تا هنگامی که عمرم در راه اطاعت تو صرف شود به من عطا کن، و هرگاه عمرم چراگاه شیطان گردد، جانم را قبل از پیشی گرفتن عذابت بگیر.» ۱ و در فراز دیگر عرض می کند: «وَ نبّهِنی لِذِکرِکَ فِی اَوقات الغَفلَةِ، وَ استَعمِلنِی بِطاعَتِکَ فِی اَیّامِ المُهلَةِ؛ "خدایا مرا در وقت های غفلت و بی خبری، برای یاد خودت هوشیار و بیدار کن، و در روزگار فرصت و فراغت، به عبادت و بندگی بگمار.» ۲ انسان ها معمولاً وقت را فدای مال و ثروت می کنند، و آن را وسیله ترقی مادی قرار می دهند، در صورتی که باید مال و ثروت در خدمت وقت باشد، و آنها را وسیله بهره مندی برتر از وقت قرار داد. بر همین اساس پیامبر(صلّی اللَّه علیه و آله و سلّم) فرمود: «کُن عَلی عُمرِکَ اَشَحُّ مِنک عَلی دِرهَمِکَ وَ دِینارِک؛ در مورد حفظ عمر خود بخیل تر از پول و ثروت خود باش.» ۳ به طور کلی هرکس برای وقت ارزش قایل شد، و از آن با آگاهی و جدّیت استفاده صحیح نمود، به جایی رسید، و هرکس آن را عاطل و باطل نمود، قطعاً خود را تیره بخت نموده و درچاه هلاکت انداخته است. از این رو حضرت علی(علیه السلام) فرمود: «وقت های زندگی تو جزء جزء عمر تو است، پس بکوش که هیچ وقتی از عمر تو جز در موارد اموری که عامل نجاتت است تلف نشود.» ۴ وقت شناسی در سیره پیشوایان: پیامبران و امامان (علیه السلام) به طور مکرر مردم را به اغتنام فرصت ها و اهمیت دقت و استفاده صحیح از آن سفارش می کردند، و خود در این راستا پیشتاز و الگو بودند. پیامبر(صلّی اللَّه علیه و آله و سلّم) به ابوذر فرمود: پنج چیز را قبل از فرارسیدن پنج چیز دیگر غنیمت بشمار؛ زندگی قبل از مرگ، سلامتی قبل از بیماری، فراغت قبل از اشتغال، جوانی قبل از پیری،و بی نیازی را قبل از تهی دستی ۵ امیرمؤمنان علی(علیه السلام) فرمود: از امروزت برای فردایت توشه برگیر، و فراهم شدن وقت را غنیمت شمار، و از فرصت و مهلت و امکانات استفاده کن. ۶ نیز فرمود: همه وقت مؤمن پراست، و او در همه وقتش به کارهای مثبت اشتغال دارد. ۷ نیز در ضمن نامه ای به یکی از اصحاب فرمود: با آن چه از عمرت باقی مانده از گذشته جبران کن، فردا و پس فردانگو( و کار امروز را به فردا وانگذار) زیرا گذشتگانی که به هلاکت رسیدند، به خاطر پایداری در آرزوها و امروز و فردا کردن بود، تا آنگاه که ناگهان فرمان خدا(مرگ) به سویشان آمد، در حالی که غافل بودند. ۸ نیز فرمود: شتاب در کار پیش از آمادگی و توانایی، ابلهی است، همان گونه که اتلاف وقت پس از فراهم شدن فرصت از ابلهی و نادانی می باشد. ۹ نیز فرمود: فرصت وقت همچون ابر می گذرد، فرصت های نیک را غنیمت بشمارید، و قبل از گذشتن، از آن ها بهره بگیرید.۱۰ و ازسخنان، امام صادق(علیه السلام) است:هیچ چیزی عزیزتر از روح و وقت تو نیست. ۱۱ فرازی از سخنان پیامبر(صلّی اللَّه علیه و آله و سلّم) به ابوذر در رابطه با ارزش وقت و استفاده صحیح از آن این بود: «ای اباذر! بر خردمندی که عقلش مغلوب هوای نفسش نیست لازم است که ساعات شبانه روز خود را به چهار بخش تقسیم کند: ۱ـ بخشی از آن را به مناجات با خدا و ارتباط با ذات پاک او بپردازد، و بخش دوم رابه حساب رسی خود اختصاص دهد، و بخش سوم را به تفکر در مخلوقات خدا بگذراند، و بخش چهارم را به بهره مندی از لذّات و شادی ها و آسایش از راه حلال مصرف کند، چرا که این بخش از آسایش و بهره از لذّات، حامی و کمک برای استفاده از سه بخش قبل است، و موجب شادی قلب و تفریح روح خواهد شد.» ۱۲ عنوان بصری پیرمرد ۹۴ ساله از اصحاب امام صادق(علیه السلام) بود، گاهی به محضر امام صادق(علیه السلام) می آمد و پس از شنیدن مواعظ آن حضرت، در آنجا می نشست، بی آنکه کاری داشته باشد، نشستن او به طور طبیعی موجب آن می شد که وقت امام(علیه السلام) تلف شود. روزی امام صادق(علیه السلام) به او فرمود: «من مردی هستم که کار و زندگی دارم، و در عین حال در ساعاتی از شب و روز ذکرهایی دارم که باید انجام دهم، مرا از عبادت بازمدار.» (یعنی برخیز و برو) عنوان بصری برخاست و رفت، روز بعد به محضر امام صادق(علیه السلام) آمد، و پس از شنیدن مواعظ آن حضرت، باز بیش ازاندازه در حضور آن حضرت نشست، که باعث اتلاف وقت امام می شد، امام به او رو کرد و فرمود: «برخیز و از اینجابرو(نصیحتی که خواستی) آن را انجام دادم، ذکر و عبادتم را تباه نساز، من کسی هستم که به وجود خود (و به وقت و عمرم) بخل و دریغ دارم) تا مبادا وقت عزیزم به هدر رود) پس برخیز برو.» ۱۳ ارتباط چیست؟
ارتباط در لغت، ربط دادن ،پیوستن چیزی به چیزی دیگر معنی شده است.
«ارتباط عبارت است از فن انتقال اطلاعات ،افکار ورفتار انسانی از یک شخص به شخص دیگر. به طور کلی هر فرد برای ایجاد ارتباط با دیگران و انتقال پیام های خود به ایشان از وسایل مختلف استفاده می کنند. مثلا موقعی که انسان به دیگری نامه می نویسد،با بیان کتبی مقصود خود را به نظر او می رساند و با وی ارتباط بر قرار می سازد»
به بیانی دیگر:
«ارتباطات عبارت است از کلیه ی فعالیت های گفتاری،نوشتاری و حرکتی که برای انتقال معنی یا مفهوم از فردی به فرد دیگر و جهت تأثیر و نفوذ بر دیگران به کار می رود.»
ارتباط در مجموع بیانگر این واقعیت است که،
ارتباط اساس شکل گیری جوامع و لازمه ی زندگی اجتماعی ، فرهنگی و تداوم وجود سازمان های اداری و نهایتا لازمهی زندگی است.
ارتباط چگونه شکل می گیرد؟
لازمه ی برقراری ارتباط وجود پنج رکن اساسی آن است که به آن ها عناصر ارتباط گفته می شود . بدیهی است بدون وجود هر یک از عناصر مزبور برقرار ارتباط مختل و یا ناقص می ماند.
عناصر ارتباط عبارت اند از:
- پیام دهنده (منبع)
- گیرنده پیام (مخاطب)
- اصل پیام (محتوا)
- وسیله ی ارتباط
پیام دهنده (منبع): پیام دهنده برقرار کننده ارتباط است که پیام خود را با هدفی خاص ،به صورت گفتار و نوشته و یا به وسیله ی حرکت غیر کلامی،به طور حضوری یا با استفاده از رابط به پیام گیرنده منتقل می نماید.
- گیرنده پیام (مخاطب): گیرنده ی پیام ،فرد،افراد یا گروهی هستند که پیام برای آن ها ارسال گردیده است. گیرنده ی پیام ممکن است یک شخصیت حقیقی،یک گروه اجتماعی یا جامعه ای خاص و حتی برای جامعه ی بشریت در تمام جهان باشد.
- پیام: همان چیزی است که ارتباط به منظور انتقال آن بر قرار گردیده است .پیام ممکن است انتقال اطلاعات و اخبار،فرمان و درخواست و . . . . باشد،که به اشکال مختلف مانند علائم،گفتار،تصویر ونوشته منتقل می شود.
- وسیله ی ارتباط: منظور ابزار و وسائلی هستند که در ارسال پیام و دریافت آن پیام دهنده و پیام گیرنده را کمک می نماید.
- آثار یا بازخورد: طبق یک اصل کلی، هر عملی را یک عکس العملی است، مستقیم و مخالف جهت آن . بدون شک، ارسال پیام در ایجاد ارتباط یک «عمل»
انواع ارتباطات
الف) انواع ارتباط از نظر کلی: انسان روزانه ناگزیر به برقراری ارتباط با افراد خانواده ی خود، مردم کوچه و بازار و... است، که این خود گروهی از ارتباطات را به قرار زیر ارائه می دهد:
- ارتباط با افراد خانواده.
- ارتباط با اجتماع.
- ارتباط با سازمان محل خدمت.
- ارتباط با دولت.
که به این گونه ها ،انواع دیگری از ارتباطات که در جامعه جریان دارد افزوده می شود، هم چون :
- ارتباط دولت با مردم.
- ارتباط دولت با سایر کشور ها .
- ارتباط قوای سه گانه کشور با یکدیگر
ب)انواع ارتباط از ديدگاه نحوه ي برقراري آن :
در اينجا ارتباطات به دو گونه ي اصلي تقسيم مي گردد. ارتباط حضوري و ارتباط غير حضوري
ارتباط حضوري: به گونه اي از برقراري ارتباط اطلاق مي شود كه كليه ي عناصر در يك محل جمع شده باشند،مانند جلسات مذاكره ،مصاحبه و . . . كه ارتباط دهنده و ارتباط گيرنده و وسيله ي ارتباط (گفتار ) و پيام در يك زمان و يك مكان ايفاي نقش مي كنند . تأثير و تأثر و در نتيجه بازخورد در همان جلسه مشخص و اثر آن ظاهر مي شود .
ارتباط غيرحضوري: در این نوع ، عناصر ارتباطی در یک مکان و زمان جمع نیستند . پیام با استفاده از وسایل ارتباطی، همانند پیام رادیویی ، تصویر تلویزیونی ، نوشته یا . . . ارسال می گردد . بدون شک ، بازخورد آن ممکن است بعد از مدتی به پیام دهنده – آن هم در صورت لزوم و طبق شرایط ویژه – منتقل شود .
وسائل ایجاد ارتباط
وسائل ایجاد ارتباط به دو گروه عمده، اصلی و کمکی تقسیم می شوند.
وسائل اصلی: به وسائلی گفته می شود که پیام به وسیله ی آن ارائه می گردد، مانند بیان (گفتار)، نوشته و علائم.
وسائل کمکی: ابزاری هستند که وظیفه ی انتقال پیام را بر عهده دارند، مانند تلفن، رادیو، تلویزیون، تلگراف، تلکس، دورنگار (فاکس) و... هم چنین، روزنامه، مجلات، فیلم سینمایی و... بالأخره پست و نامه رسان.
ارتباطات در سازمان
ارتباطات در سازمان عبارت اند از: انتقال اطلاعات و دستورها و بررسی بازخورد هر یک از آن ها به منظور انجام وظیفه برای رسیدن به اهداف و مأموریت های سازمان.
از نظر دیگر، نظام ارتباطات، در ایجاد هماهنگی، تصمیم گیری، هدایت و رهبری، نظارت و کنترل و سایر وظایف مدیر در اداره ی امور، نقش مؤثری دارد.
ارتباطات سازمانی به دو گونه ی کلی رسمی و غیر رسمی برقرار میگردد.
ارتباطات غیر رسمی: معمولا کارکنان در زمان کاری در سازمان و یا خارج از محیط کار با یکدیگر برخوردها و تماس هایی دارند. این برخوردها ممکن است عادی، دوستانه و یا غیر دوستانه باشد. گرچه این نوع ارتباط، غیر رسمی محسوب می شود اما تأثیر فراوانی در ارتباطات رسمی سازمان دارد.
ارتباطات رسمی: این گونه ارتباطات در راستای انجام کار و وظایف سازمان برقرار می گردد و بدون شک، ارتباطی با دوستی ها ندارد و صرفا اجرای وظایف و مأموریت های سازمان را به عهده دارد.
مديريت اسناد و بايگاني
مديريت اسناد:عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به مكاتبات و اسناد مورد نياز از مرحله ايجاد تا امضائ اوراق زايد .
مديريت اسناد از پنج شاخه به شرح زير تشكيل شده است :
1- مديريت ارسال و مراسلات
2- مديريت فرمها
3- مديريت گزارشها
4- مديريت دستورالعملها.
5- مديريت مكاتبات
تعريف لغوي سند :
در لغت به معناي تكيه گاه و هر چيزي كه بتوان به ان استفاده كرد در فرهنگ اداري به طور كلي حاصل خدمت و فعاليتي است كه از طرف افراد و سازمانهاي مختلف به صورت نوشته و يا صور ديگر با رعايت موازين ومقررات تهيه و تنظيم شده و براي مراجعات بعدي قابل نگهداري باشد اطلاق مي شود .
اركان سند:
اعتبار سند به ترتيب اولويت در اكثر مواقع به وجود امضاء، تاريخ و شماره و در بعضي از اسناد به مهر سازمان بستگي دارد .
مسئول متن و محتواي نامه امضاء كننده آن مي باشد .
تاريخ هر نامه در بعضي از موارد اعتبار زماني آن را تعيين مي كند ، مانند اجراي مفاد يك بخش نامه .
شماره ي نامه براي رعايت نظم و ترتيب و سهولت مراجعه به ان است .
نامه رسمي : نامه هايي كه در دفتر اند يكاتور و يا ساير دفاتر رسمي محسوب مي گردند .نوشته ي بدون امضاء فاقد ارزش مي باشد .
پاراف : به علامت و نشانه اي كه مسئول يك واحد و يا مجري برنامه در ذيل اسناد و مكاتبات به عنوان رويت يا تاييد مطالب انها مي گذارد ، (پاراف) مي گويند ، كه نوعي امضاء موقت است . در نامه هاي رسمي اداري پيش نويس توسط تهيه كننده ي پاراف مي شود .ارزش اسناد : درجه اهميتي است كه اشياء و افكار در رفع حوائج فردي و اجتماعي دارد ، و از نظر اقتصادي معيار و و تعين كننده ي اهميت اشياء در خدمات است .
اسناد از نظر ارزش ، به طبقات مختلف تقسيم شده اند كه عبارت اند از :
1) ارزش اسناد براي سازمانها دولتي يا ساير موسسه ها از لحاظ اجراي وظايف .
2) ارزش اسناد براي مردم متعارف ، از نقطه نظر فائده علمي ناشي از اطلاعات مندرج در انها .
3) ارزش اسناد براي استفاده محققان و پژوهشگران در فعاليت هاي تحقيقي .
تقسيم بندي ديگري كه از درجه ارزش اسناد شده است :
اداري، حقوقي مالي تاريخي و علمي نام برد .
فلسفه سند نويسي : هدف از نوشتن اسناد ، انوار ساختن اساس مالكيت ، و امنيت قضايي است اگر تامين قضايي نباشد ، اساس مالكيت متزازل و حقوق افراد دست خوش اميال ديگران مي شود ، از اين رو قضاوت صحيح ، فقط بر مبناي سند و مدارك مورد قبول استوار است .
سند رسمي بايد داراي شرايط زير باشد :
ترد مراجع رسمي تنظيم شده باشد ،( اداري ثبت اسناد ، واملا ، ثبت احوال )
صلاحيت مامور در تنظيم ان محرز باشند .
مقررات مربوط در تنظيم ان رعايت شده باشد .
-سند:تعریف لغوی سند به معنای تکیه گاه می باشد .
-تعریف سند در فرهنگ اداری:
حاصل خدمات کارکنان یک سازمان که به صورت نوشته به صور مختلف با رعایت قوانین ومقررات تهیه و تنظیم شده وبرای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود.
-ارکان سند:
1-امضاء
2-تاریخ
3-شماره
اعتبارهر سند به ترتیب اولویت در اکثر مواقع به وجود امضاء،تاریخ و شماره و در بعضی از اسناد به مهر سازمان بستگی دارد .
امضاء كننده نامه مسئول متن نامه است .
تاریخ هر نامه در بعضی از موارد اعتبار زمانی آن را تعیین می کند مانند تاریخ اجرای مفاد یک بخشنامه .
شماره نامه برای رعایت نظم و ترتیب و سهولت مراجعه ی به آن است .
-ارزش سند(اسناد):
درجه اهمیتی که اشیاء و یا نوشته در رفع حوائج دارند كه به سه دسته تقسيم مي شوند.
1-ارزش اسناد برای دستگاههای دولتی .
2-ارزش اسناد برای مردم به طور متعارف.
3-ارزش اسناد برای اساتید،محققان و دانشمندان در تحقیقات علمی و پژوهشی
-فلسفه و هدف سندنویسی:
1-استوار ساختن اساس مالکیت
2-استوار ساختن امنیت قضایی
اگر امنیت قضایی نباشد اساس مالکیت تزلزل و حقوق افراد دستخوش امیال دیگران می شود از این رو قضاوت صحیح فقط بر مبنای سند و مدرک مورد قبول استوار است.
-انواع سند:
1-سند رسمی 2-سند عادی 3-سند لازم الاجرا
-سند رسمی:
بر طبق ماده ی 1287 قانون مدنی هر سندی که در ادارات ثبت و املاک یا دفاتر رسمی و همچنین بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است.
سایر اسناد در زمره ی اسناد عادی طلقی می شود مشروط بر اینکه دارای امضاء یا مهر طرف باشد.
-شرایط لازم برای اسناد رسمی:
1-نزد مراجع رسمی مانند ادارات اسناد و املاک و ثبت احوال و غیره تنظیم شده باشد.
2-صلاحیت مأمور در تنظیم آن محرز باشد.
3-در تنظیم سند مقررات قانونی مورد توجه قرار گرفته باشد.
-اسناد لازم الاجرا :
اسنادی هستند که به موجب قانون قدرت و قوت اجرایی و قانونی می گیرند.اسناد لازم الاجرا حتماً باید رسمی باشند.
-تعریف سند از نظر اداری و بایگانی:
از نظر اداری هر نوع سابقه ای که به صورت مکتوب مانند نامه های اداری و منقوش مانند نقشه ها و نمودارها و مضبوط مانند نوار، CD ،صفحه و ...در یک سازمان برای انجام دادن توسط مأموران آن سازمان و در حدود وظایف مصوب رسماً ایجاد ،دریافت و یا صادر شده باشد اصطلاحاً سند اداری گفته می شود .
-سند ازنظر حقوقی:
یکی از وسایل اثبات حق است به موجب ماده ی 1284 قانون مدنی ایران سند عبارتست از هر نوشته ایی که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد سند حقوقی می گویند.
به موجب تبصره ماده 1 قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17/2/1349 سند عبارتست از کلیه ی مراسلات ،دفاتر،پرونده ها،عکسها و غیره ،سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه ،صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم و یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ ادری ،مالی،اقتصادی،قضایی،سیاسی،فرهنگی و علمی ، تاریخی به تشخیص سامان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگهداری دائمی باشد.
بايگاني : بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي ، تنظيم و نگاهداري و حفاظت اسناد و مدارك بر طبق روشي معين است ، به نحوي كه در اسرع وقت ، به سهولت و حداقل هزينه و نيروي انساني بتوان به اسناد دست يافت .
پرونده : مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا كلاسور نگاهداري شده باشد . محتويات يك پرونده مبين موضوع ان و يا مشخصات يك فرد است .
تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني : تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان انها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد .
يك طبقه بندي منطقي بايد داراي خصوصيات زير باشد :
سرعت ، سهولت ، اطمينان .
نكات مورد توجه در تنظيم پرونده :
جايگزيني صحيح محتويات پرونده ها به طور كه ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه وجود داشته باشد .
در تنظيم محتويات داخلي پرونده تقدم و تاخر شماره و تاريخ انديكاتور نامه رعايت شود .
قطر جلد هر پرونده (به استثنا كلاسور زونكن ) نبايد از 2 س م تا حدود 150 برگ تجاوز كند
اداره ي امور بايگاني :
اداره امور بايگاني هر سازمان با استفاده از سه شيوه صورت مي گيرد .
الف . نظام متمركز بايگاني
ب. نظام غير متمركز
ج. نظام پراكنده
1. نظام متمرکز:در نظام متمرکز کلیه یمکاتبات اعم از وارده و صادره توسط یک دبیرخانه ی مرکزی دریافت ، ثبت و توزیع می گردد.
2.نظام غیرمتمرکز:در نظام غیرمتمرکز معمولاً هر یک از واحدهای سازمان اختیار دریافت و ثبت مکاتبات خود را بر عهده دارند.در این نظام دبیرخانه ی مرکزی فقط نقش توزیع کننده ی نامه ها را به عهده دارد.
-کد گذاری:
برای سهولت در شناسایی مکاتبات انجام شده و همچنین تسریع در امور ارجاع نامه های وارده به واحدهای اقدام کننده از کد گذاری استفاده می شود .معمولاً کد گذاری به دو صورت حرفی یا شماره ای انجام می گیرد.
تعریف كد گذاري:فن طبقه بندی در اسرع وقت با حداقل نیروی انسانی و روش معین.
-روش مستند سازی:
امتیاز آن این است که تمام پرونده ها باید بر اساس کد مرتب شود.
بایگانی:به مفهوم فن طبقه بندی ،تنظیم،نگهدای و حفاظت اسناد و مدارک بر طبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه و نیروی انسانی بتوان به آن اسناد دسترسی پیدا کرد.
پرونده:مجموعه ای است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده باشد.
محتویات یک پرونده مبین آن موضوع و یا مشخصات یک فرد است .
اصول روش های بايگانی
منطقی ترين نوع طبقه بندی مربوط به بايگانی
1. طبقه بندی بر مبنای شاخص هايی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايی
2. طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
3. طبقه بندی بر اساس تاريخ
روشهای تنظيم پرونده های اسمی:
1. روش الفبايی ساده
2. ترتيب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما
3. روش شماره گذارمتوالی يا مسلسل
4. روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی
5. روش شماره ی رمز الفبايی
6. روش حرف و عدد
روش هايی که برای تنظيم مکاتبات اداری و پرونده های موضوعی مورد استفاده قرار می گيرد:
1. روش الفبايی
2. روش شماره ای مسلسل
3. روش شماره گذاری مرکب يا روش موضوعی
4. روش شماره گذاری محدود يا مقطع و روش کارتن – جزوه دان
5. روش اعشاری يا دسيمال
روش جغرافيايی: تشکيل پرونده به نام يک واحد خاص مانند شهر، منطقه و يا استان
روش شماره ای محض: اين روش فقط شماره ی پرونده يا شماره سند ملاک تنظيم است. اين روش در بايگانی حسابداری اسناد هزينه، بانک ها، پرونده ی اشتراک آب وبرق و تلفن يا در بايگانی خودروها می توان مشاهده کرد
روش تاريخی:اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاريخی، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر می باشد. بنابراين اسناد و پرونده هايی که ملاک مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته يا روز است، تنظيم و بايگانی می گردند.
اصول روشهاي بايگاني :
طبقه بندي بر مبناي شاخصهاي بر اساس نام افراد ، سازمانها و مناطق جغرافيايي
مثال : حسن شكوهي – وزارت كشور – شهرستان يزد
طبقه بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه
طبقه بندي بر اساس تاريخ : مانند مكاتبات سر رسيد دار . مانند چك ها
روشهاي تنظيم پرونده هاي اسمي :
روش الفبايي ساده : جنانجه پرونده ها بر اساس حروف الفبا در قفسه ها چيده شوند ، به چنين روشي ، روش الفبايي مي گويند.
در اين روش پرونده ها بر اساس حروف متشكله نام خانوادگي و در صورت تشابه ، نام ها ، نام پدر و شماره شناسنامه صاحب پرونده و با رعايت حق تقدم حروف الفبا تنظيم و بايگاني مي كردند .
مانند دفتر راهنما ي تلفن و لغت نامه موارد استفاده : براي تنظيم پرونده هاي كارمندي و اداري استفاده مي شود.
روش اسمي به شيوه ي الفبايي : در اين روش بايد به ترتيب زير عمل كرد .
الف : نام خانوادگي بايد قبل از اسم اعم از مفرد يا مركب ثبت شود :
مانند ( محري – علي ) .
ب : در مواقعي كه نام موسسات تجاري با نام افراد همراه باشد ، ابتدا نام خانوادگي شخص ثبت شده نوع موسسه يا شركت نوشته مي شود .
مانند : شركت سهامي عباس نعمتي نعمتي عباس – شركت سهامي
ج : اسمهاي كه با حروف مخفف و يا اختصاري نوشته مي شوند ، هر يك از حروف منزله يك نام كامل محسوب مي شود . مانند : شركت سهامي دي. پي. اي. دي. پي. اي. – شركت سهامي .
د: اسامي مركب به عنوان يك اسم تلقي مي كردند . مانند:
شركت سهامي اتوبوسراني يزد و حومه اتوبوسراني يزد و حومه – شركت
ه، درجات و القاب در ثبت اسامي مورد توجه قرار نمي گيرد .
روش الفبايي و شماره اي با گروه بندي حرف اول و دوم نام خانوادگي :
در اين روش ، اسامي پرونده ها بر مبناي حرف اول و دوم نام خانوادگي تفكيك شده و پس از كد گزاري ملاك تنظيم قرار مي گيرند .
نحوه استفاده از اين روش :
در مرحله ي اول ، كليه پرونده ها را با توجه به حروف اول انها به 32 قسمت تقسيم مي كنيم .
در مرحله دوم ، 32 حرف زبان فارسي را به چهار گروه زيرين تقسيم بندي كرده و به هر يك از گروها يك كد اختصاصي داده مي شود .
نام خانوادگي نام
شماره رمز(پرونده)
احمدي - احمد
احمدي - حسن
1-1
2-1
اسدي - سيمين
ازادي - علي
1-2
2-2
جدول (1) جدول (2)
حروف اول اسم
حروف دوم اسم
كد
الف
الف
الف تا خ
د تا ش
1
2
الف
الف
ص تا گ
ل تا ي
3.
4
نظام بايگاني متمركز:
در اين شيوه ، كليه امور بايگاني از قبيل : طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگاهداري پرونده ها در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت مي گردد. مزاياي اين شيوه بايگاني عبارت است از :
صرفه جويي در تعداد كاركنان بايگاني
اعمال صحيح مديريت و تقسيم كار به طور عادلانه بين كاركنان بايگاني
صرفه جويي در محل و وسايل بايگاني
جلوگيري از تشكيل پرونده هاي متعدد و مشابه
نظام غير متمركز:
در اين روش هر يك از واحد هاي سازماني داراي بايگاني مستقل بوده و پروندههاي مربوط به خود را تنظيم و نگاهداري مي كنند .
مزاياي اين شيوه :
نزديك بودن پرونده ها به استفاده كنندگان
اشنا بودن با عناوين پرونده ها
احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه كارايي بيشتر.
شرح فرم اندكس (راهنماي نامه هاي وارده ) :(فرم4-54 (10-54) سازمان امور اداري
براي پيدا كردن شماره انديكاتور ، با در دست داشتن شماره نامه در دبيرخانه از اين دفتر استفاده مي شود .
هر صفحه اين دفتر از سه- 3 قسمت تشكيل شده كه هر كدام قسمت ان از (000) الي(999) شماره گذاري شده است .
و هر قسمت نيز داراي سه-3 ستون مي باشد .(ستون فرستنده ، ستون دفتر انديكاتور، ستون هزار)
شرح فرم دفتر انديكاتور :
ثبت نامه هاي وارده : مشخصات نامه ها پس از بررسي و تعيين محل ارجاع براي سهولت در شناسايي انها و همچنين اطلاع دقيق از محل انها و تاريخ پاسخ لازم در دفتري به نام انديكاتور يا دفتر (ثبت نامه هاي وارده و صادره ) ثبت گرديده و با توجه به رديف دفتر به هر يك از نامه ها شماره اختصاصي داده مي شود .
نظام پراكنده :
در اين شيوه هر يك از اقدام كنندگان موظف به نگهداري اسناد و مدارك و سوابق اداري خود مي باشند . اين شيوه مورد توجه و توصيه سازمانها ي اداري نيست .
محاسن ارتباطات نوشتاري يا مكاتبات:
سنديت
قابليت حفظ و نگهداري
رايج بودن
تلقي نوشته به عنوان زبان رسمي جامعه
تسجيل راکد بودن پرونده ها:
1. عنوان پرونده
2. تاريخ اولين و آخرين برگ موجود در پرونده
3. شماره يا کد پرونده
4. ساير اطلاعات مورد نياز
در بايگانی راکد پرونده ها به دو طريق تنظيم می گردد.
1. با همان شماره و کد جاری درقفسه ها نگاهداری می شود
2. شماره و کد جديد با تنظيم دفتر راهنمای بايگانی راکد در قفسه ها نگاهداری می شود.
تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني : تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان انها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد .
يك طبقه بندي منطقي بايد داراي خصوصيات زير باشد :
سرعت ، سهولت ، اطمينان .
نكات مورد توجه در تنظيم پرونده :
جايگزيني صحيح محتويات پرونده ها به طور كه ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه وجود داشته باشد .
در تنظيم محتويات داخلي پرونده تقدم و تاخر شماره و تاريخ انديكاتور نامه رعايت شود .
قطر جلد هر پرونده (به استثنا كلاسور زونكن ) نبايد از 2 س م تا حدود 150 برگ تجاوز كند .
شرح فرح دفتر ارسال مراسلات : از اين فرم براي تحويل و گرفتن رسيد نامه استفاده مي شود .
شرح و كدنامه
گيرنده
پيوست
تاريخ پيوست
امضاء
شماره و كدنامه : شماره نامه در اين ستون نوشته مي شود .
گيرنده : مشخصات گيرنده مانند نام و نام خانوادگي نوشته مي شود .
پيوست : در اين ستون تعداد برگه پيوست نامه بايد نوشته شود .
در اين تاريخ تحويل نامه به گيرنده بايد ذكر شود .
امضاء : محل امضاء گيرنده نامه بهدر اين ستون پيش بيني شده است .
امور دفتري يا گردش مكاتبات :
برقراري ارتباطات اداري به صورت كتبي بايد از قاعده و قانون و نظم خاصي بر خوردار باشد كه اصطلاحا به ان اداره ي امور دفتري يا گردش مكاتبات سازماني مي گويند.
تعريف امور دفتري :
مجموعه اقدامات و عمليات كه منجر به در يافت و ثبت و توضيع مكاتبات (نامه هاي وارده به سازمان و يا صادره از سازمانبه سازمان هاي ديگر)مي گردد.
تشريح عمليات دريافت نامه ها:
هر گونه نوشته ويا اطلاعاتي كه به سازمان ها ميرسد به ان ها نامه هاي اداري گفته مي شود كه بايد مراحلي راطي نمايد.
كنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاريخ- عنوان- امظا و ضمايم)
تفكيك و طبقه بندي اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه هاي عادي- طبقه بندي شده)
ويژگي ها و خصوصيات كار كنان واحد دبير خانه :
داراي اطلا عات كافي در زمينه ي وظايف محوله باشد .
علاقه به كار محوله داشته و به حرفه و تخصص خود اهميت دهند .
از حداقل تحصيلات مناسب و مدرك تحصيلي خود بر خور دار باشد .
از سلامت جسماني در مواردي كه نياز است بهره مند باشد.
روحيه ملايم و خوش رويي با مراجعه كنندگان سازمان داشته باشد.
علاقه مند به استفاده از وسايل و ابزار جديد و مطلوب باشد.
موقعيت و محل دبير خانه:
با توجه به اينكه كليه ي امور مربوط به دريافت، ثبتتوضيع نامه هاي وارده وصادره بايد از محاني مثل سرعت و سهولت در انجام امور دفتري و پاسخ گويي سريع به مراجعات برخور دار باشد در نتيجه بايد از نظر فيزيكي محل و مكان دبير خانه در طبقه هم كف ويا اول و ترديك درب ورودي باشد .
وسايل و ابزار مورد استفادهي دبير خانه :
ابزار و وسايل عمومي: ابزاري كه در كليه واحد هاي امور دفتري بدون در نظر گرفتن نوع سازمان از انها استفاده مي شود.
ابزار و وسايل اختصاصي :
استاندار شماره ي497
1- انواع مهر : مهر"ورود" 30*60
2- مهر"رسيد اخذ شود"
3- دفاتر دبير خانه
(دفتر انديكاتور _اندكس_ رد يابي_ ارسال نامه ها
انواع قفسه
1-قفسهي تفكيك نامه ها
2-قفسهي تشخيس نامه ها(براي نامه هاي ارجاعي)
3-قفسه ي نامه هاي محرمانه
انواع ابزار هاي ماشيني
-ماشين نقش تمبر
- ماشين شماره زني
- ماشين الات چاپ و تكثير
- ماشين دوخت
- ماشين تحرير
اصول بايگاني اسناد و مدارك فني:
نياز مديران به كسب اطلاعات موردنظر و اقدامات انجام شده بخصوص اتخاذ تصميمهاي مناسب موجب شده متخصصين و كاربران بايگاني اسناد و مدارك توسط بيشتري به شناخت روشهاي مناسب بايگاني ابراز فني نشان دهند. در زمينه بايگاني اداري منابع و مدارك زيادي موجود ميباشد ولي در زمينه ي بايگاني فني منابع به حد كافي در دسترس نميباشد. دليل اين ابهام اختلاف نظر صاحب نظران در تفكيك و طبقه بندي اسناد فني است.
تعريف بايگاني فني:
بايگاني فني، محل نگهداري و تنظيم مدارك است. و وظيفه ي جمع آوري، طبقه بندي و در اختيار گذاشتن اطلاعات در اسرع وقت مي باشد. بنابراين فرق بايگاني فني با ساير بايگاني ها در نوع اسناد ميباشد. هرنوع سابقه اي كه بصورت مكتوب تخصصي باشد و يا بصورت ضبط شده باشد و يا بصورت نقاشي شده باشد، اصطلاحاً مدرك يا سند فني خوانده ميشود. مانند كاتالوگ، مقاله ، نوار، اسلايد، نقشه و نمودار.
موقعيت سازماني بايگاني فني:
سازمان عبارت است از همكاري گروهي از افراد كه براي رسيدن به يك هدف با همديگر همكاري مي كنند. هر سازماني از لحاظ انجام وظيفه به دوگروه صف و ستاد تقسيم ميشود. واحدهاي صفي، مجري برنامه هاي واحدهاي ستادي تلقي ميشود. و واحدهاي ستادي بعنوان كمك و پشتيبان واحدهاي صفي در اجراي عمليات عمل مي كنند. با توجه به نياز واحدهاي اجرائي و تصميم گيرنده به اطلاعات سريع و صحيح، بايگاني فني جايگاهي در نمودار سازماني داشته و محل آن با فرم تشكيلاتي و ماهيت وظايف ارتباط دارد. بعنوان مثال در واحدهاي صنعتي و توليدي بايگاني فني از اعتبار خاصي برخوردار است و معمولاض تحت نظر مستقيم مديريت فني يا مؤسسه كار ميكند. در صورت وجود واحدي تحت عنوان مركز اسناد و مدارك فني، بايگاني فني تحت نظر اين واحد فعاليت ميكند. در سازمانها و مؤسسات غيرصنعتي، واحد بايگاني فني بخشي از بايگاني كل محسوب شده و زيرنظر واحد اداري فعاليت ميكند.
شرح وظايف مسئول بايگاني فني:
1- گردآوري و تهيه ي اسناد و مدارك از قبيل نقشه ها ، عكسها و ...
2- كدبندي و تنظيم مدرك با استفاده از روشهاي علمي.
3- در اختيار گذاردن اطلاعات جمع آوري شده.
4- تماس با ساير مراكز در ارتباط با نگهداري اسناد و مبادله اطلاعات.
5- تنظيم دستورالعمل لازم باري نحوه ي دستيابي به اسناد فني.
6- همكاري در تدوين و اجراي برنامه هاي آموزشي.
7- تهيه و ارائه ي گزارشها و آمار لازم.
با توجه به شرح وظايف بايگاني فني افرادي مي توانند مسئوليت يا تصدي آنرا بعهده بگيرند كه در عين امانتداري و ساير ويژگيهاي يك بايگان خوب مهارتهاي زير را دارا باشند:
1- دانش لازم در زمينه ي فن بايگاني.
2- داشتن اطلاعات كافي در زمينه ي وسايل و لوازم فني موجود در سازمان.
3- آشنايي كامل به مراحل گردش اسناد در واحدهاي مختلف مؤسسه.
4- آشنايي به نياز علمي و فني واحدهاي مختلف سازمان.
بايگاني عكس ، فيلم و اسلايد؛
بايگاني عكسها، اسلايدها، نگاتيوهاي مربوط به آنها در سازمانها و مؤسساتي كه با اين گونه مدارك در ارتباط هستند تابع اصول خاصي است كه عدم اشنايي با آن پيامدها و مشكلات فراواني را بهمراه دارد. براي بايگاني اين مدارك روشهايي به شرح زير وجود دارد:
1-بايگاني عكسها و نگاتيوها در سطح وسيع.
در يك سازمان اگر تعداد عكسها، اسلاسيدها و نگاتيوهاي مربوط به ان متعدد باشد مراحل زير طي ميشود:
الف) پس از عكسبرداري، فيلمهاي تهيه شده توسط مسئول آرشيو شماره گذاري شده و به هر يك شماره اي اختصاص داده ميشود.
ب ) پس از شماره گذاري، نگاتيوهاي مشترك در يك موضوع در پاكتي جداگانه قرار داده ميشود.
ج ) عكسهاي موجود در آرشيو در يك آلبوم نگهداري شده و در فهرست موضوعي اول آلبوم كامل شرح داده ميشود.
د ) عكسهاي خاص از قبيل شخصيتها و يا مكانهاي ويژه بطور جداگانه بايگاني ميشود.
2- بايگاني عكسها و نگاتيوها در سطح محدود؛
اگر عكسها و تصاوير موجود در يك سازمان محدود به تعداد خاصي باشد، براساس موضوع و يا رويداد و يا شماره اي كه به آن اختصاص داده ميشود در محلي خاص بايگاني شده تا در موقع لزوم بتوان به آن دست يافت.
ميكرو فيلم چيست؟
ميكرو فيلم روشي است كه مكاتبات، پرونده ها و مدارك موردنظر را به فيلم كوچك تبديل مي كند. در اين روش با استفاده از شيوه هاي پيشرفته، مي توان از اسناد و مدارك موجود نسخ متعددي را در اندازه هاي بسيار كوچكتر از اندازه ي واقعي تهيه و نسبت به بايگاني آن اقدام نمود. استفاده از ميكرو فيلم جهت موارد زير مفيد به فايده واقع ميشود:
الف) نظام كنترل اسناد و مدارك.
ب ) نظام كنترل و اطلاعات فني.
ج ) جهت استفاده در كامپيوتر.
مزاياي استفاده از ميكرو فيلم در بايگاني؛
1- صرفه جويي در مكان ç استفاده از ميكرو فيلم 90% كمتر از بايگاني معمولي به فضا نياز دارد.
2- سرعت دستيابي به اطلاعات ç با استفاده از وسايل و لوازم ميكرو فيلم تنها در چند ثانيه مي توان اطلاعات زيادي كسب نمود.
3- امنيت ç با توجه به حجم بسيار كم ميكرو فيلم و امكان جابجايي آن در مواقع خطر و همچنين كپي برداري از آن وسيله اي مؤثر جهت نگهداري اطلاعات به شمار مي رود.
4- صرفه جويي در هزينه ها ç به استثناي هزينه هاي ابتدايي و خريد تجهيزات با توجه به سرعت بالاي پردازش اين ابزار موجب صرفه جويي زيادي در دستيابي به اطلاعات به شمار مي رود.
5- ارائه خدمات مفيد و قابل اطمينان ç استفاده از ميكرو فيلم وسيله اي است مطوئن جهت ارائه خدمات به متقاضيان بطوريكه قادرند حدود 2000 سند با اندازه هاي استاندارد در كمتر از 1 دقيقه تهيه و در اختيار متقاضيان قرار دهند.
6- بازده سريع كامپيوتري ç با استفاده از دستگاههاي به نام Com.c.o.m كه اطلاعات كاغذي را بصورت ميكرو فيلم در مي آورد به نحو قابل ملاحظه اي در هزينه و وقت صرفه جويي بعمل مي آيد. استفاده از دستگاه Com مزاياي زير را بهمراه دارد:
الف) چاپ اطلاعات خروجي بر روي فرم هاي موردنظر، هم زمان با تهيه اطلاعات.
ب ) امكان ضبط مستقيم اطلاعات بر روي ميكرو فيلم.
ج ) تهيه ي نسخ اضافي پشتيبان با هزينه ي كمتر ç سيستم Com قادر است در يك ساعت سي هزار صفحه را تبديل به ميكرو فيلم نمايد.
7- سهولت تكثير و كاهش هزينه ي توليد نسخه هاي موردنظر.
8- صرفه جويي در مكان وسايل و لوازم بايگاني ç بطوريكه در هر سانتي متر محل مخصوص بايگاني حدود 1500 سند را مي توان بايگاني كرد.
كامپيوتر و استفاده از آن در تنظيم اطلاعات؛
يكي از تفاوتهاي عمده كامپيوتر با كليه ي ماشينهاي محاسب ديگر، سرعت و قدرت پردازش آن ميباشد، بطوريكه هيچ يك از دستگاههاي ديگر، قادر به چنين محاسباتي نميباشند. عليرغم مزيتهاي كامپيوتر يك نقص عمده در ارتباط با نحوه ي تفكر انساني دارد و آنهم قابليت هوشمندي و رفتار در شرايط غير برنامه ريزي شده ميباشد، يعني هيچ كامپيوتري در سطح دنيا، بدون استفاده از بانكهاي اطلاعاتي فرمان كه درون حافظه اش قرار داده اند، قادر به تصميم جديدي نيست.
كامپيوتر ماشيني است الكترونيكي كه اطلاعات داده شده را طبق يك برنامه ي تنظيم شده بررسي و پاسخ لازم را با سرعت بسيار زياد در اختيار قرار مي دهد.
اهم وظايف كامپيوتر عبارتند از :
الف) دريافت هرگونه اطلاعات از خارج.
ب ) ذخيره اطلاعات در حافظه.
ج ) انتقال اطلاعات از حافظه به قسمتهاي ديگر.
د ) انجام عمليات رياضي و منطق مانند چهار عمل اصلي و مقايسه اعداد.
ﻫ ) انتقال اطلاعات از حافظه به قسمتهاي بيروني كامپيوتر.
استفاده از كامپيوتر در امور اداري ؛
سيستم بايگاني كامپيوتر قادر است حجم وسيعي از اطلاعات را در كوتاهترين زمان ممكن پردازش ، خلاصه برداري و فهرست نموده و در حداقل زمان در اختيار كاربر قرار دهد.
يكي از موارد بسيار پر كاربرد اين برنامه در امور مالي و حسابداري شركتهاي مختلف ميباشد. بطور مثال رديابي يك سند پرداخت از بين شصت هزار سند حسابداري در يك صنعت ، كاري بسيار مشكل و طاقت فرسا ميباشد. ولي اين قضيه در كامپيوتر و يا نرم افزار خاص مربوط به آن با اختصاص يك كد عددي به حسابهاي مربوطه و يا حتي يك جستجوي ساده به راحتي قابل رديابي است. از ديگر كاربردهاي كامپيوتر مي توان به مسائل مربوط به نيروي انساني اشاره كرد. فرض كنيد در يك شركت چند مليتي با يك پردازش چند ثانيه اي كليه ي اطلاعات مربوط به يك فرد از قبيل تاريخ استخدام ، نوع استخدام ، سنوات خدمت ، تحصيلات ، حقوق و ساير اطلاعات لازم را بدست آورد. نقش بايگاني اين نرم افزار در مباحث آموزشي ، تكنولوژي ، نظامي و شهري در جوامع امروزي نقش انكارناپذيري تلقي مي گردد.
سيستم دبيرخانه مكانيزه ( اتوماسيون اداري ) ؛
جهت ثبت نامه هاي وارده ، صادره ، تشكيل پرونده ، مشخصه هاي نامه ها از طريق دبيرخانه در سيستم ثبت ميشود. از امكانات نرم افزار دبيرخانه به موارد زير مي توان اشاره نمود :
1- كارتابل الكترونيكي.
2- پاراف الكترونيكي.
3- سوابق نامه ها.
4- پيگيري الكترونيكي.
5- مبادله الكترونيكي داده ها ( EDI ).
6- مشاهده كارتابل از راه دور.
7- انجام عملياتبايگاني نامه ها براساس موضوعات مشخص.
8- انجام امور دبيرخانه از قبيل ثبت ، بازيابي و ويرايش كليه ي مكاتبات.
ثبت و كنترل كليه ي ارجاعات ؛
ثبت تصاوير بصورت اسكن و حفظ آن در بانك اطلاعاتي سيستم ، امكان بايگاني نامه بطور همزمان در پرونده هاي گوناگون.
مبادله ي الكترونيكي نامه ها چيست؟
انتقال نامه ها در سيستم دبيرخانه از سيستمي به سيستم ديگر مبادله الكترونيكي نامه ها و بدون كاربرد هيچ نوع كاغذي مبادله الكترونيكي نامه ها ناميده ميشود و شامل موارد زير مي گردد :
1- قابليت اتصال به سرور و دريافت و ارسال اطلاعات.
2- دريافت و ارسال نامه مستقيماً از داخل كارتابل.
3- ثبت موضوع نامه در قسمت مشخصات.
4- ارسال تصاوير نامه ها با فرمت هاي تعريف شده در سيستم.
پست الكترونيك يا ايميل چيست؟
يكي از كاربردهاي مفيد كامپيوتر و شبكه ، بحث به اشتراك گذاري يا Shairing به منظور استفاده از قابليتهاي شبكه ميباشد. به اين دليل فضاي اينترنت را فضاي مجازي مي گويند كه شما از حافظه و ساير امكانات سرور استفاده مي كنيد ، بدون توجه به محدوديتهاي سيستم تحت امرتان.
يكي از مهمترين ابزار انتقال اطلاعات استفاده از پست الكترونيكي است.
براي استفاده از پست الكترونيكي لازم است يك سيستم متصل به اينترنت در اختيار داشته باشيم. ساير امكانات به شرح زير ميباشد :
1- يكدستگاه مودم.
2- يك خط تلفني.
3- اشتراك در يك سازمان ارائه دهنده ي خدمات اينترنتي ( ISP ).
ISP وظيفه دارد يك اتصال دائم با اينترنت برقرار نموده و همه ي پستهاي الكترونيك كه براي شما ارسال ميشود را در اختيار قرار دهد. بكارگيري سيستم ISP بدين معناست كه شما حتي در زمان خاموشي سيستم تان قادر به دريافت پيامهاي ارسالي ميباشيد.
پست الكترونيكي از 2 فناوري فاكس و تلكس اقتباس شده است.
روش پيپرلس ؛
علاوه بر روشهاي مختلف بايگاني ، مي توان از ابزاري بنام پيپرلس يا امور دبيرخانه و بايگاني بدون استفاده از كاغذ نام برد. در اين روش كليه ي نامه هاي وارده بصورت تصوير اسكن شده و به شخص كارشناس يا اقدام كننده ارجاع مي گردد. اقدام كننده نيز با مطالعه ي تصوير ارسالي ، پاسخ لازم را تهيه و پس از انجام تشريفات اداري به دبيرخانه ارائه مي نمايد. بنابراين در اين سيستم كليه ي اطلاعات از طريق كامپيوتر بين افراد مبادله شده و نيازي به استفاده از كاغذ در مكاتبات وجود ندارد. بديهي است تصاوير اسكن شده در سيستم طبق روشي منظم و مدون بايگاني و نگهداري مي گردد.
نامه اداری:
به کلیه ی مکاتباتی که برای وظایف محوله ای به یک سازمان و توسط یکی از کارکنان آن سازمان در فرم مخصوص و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد نامه ادرای گفته می شود.
-نکاتی که باید در نوشتن نامه اداری مورد توجه قرارگیرد:
1-روی فرم و کاغذ اداری سازمان مربوطه نوشته شود.
2-محتوای نامه با وظایف سازمانی مرتبط باشد.
3-آیین نگارش مورد توجه قرار گیرد.
4-مقررات اداری در تهیه و ثبت و صدور آن رعایت شود.
-انواع نامه های اداری:
1-نامه های وارده
2-نامه های صادره
3-نامه های محرمانه
نامه های وارده :کلیه ی نامه هایی که از خارج سازمان دریافت می شود.
نامه های صادره:کلیه نامه هایی که سازمان یا واحد تهیه کننده به خارج از سازمان می فرستد.
نامه های محرمانه:مکاتباتی است که اطلاع از مفاد آن برای همه کس مجاز نبوده و فقط افراد خاصی در سازمان می توانند از موضوع آنها آگاهی پیدا کنند.از نظر اداری به این نوع مکاتبات اسناد طبقه بندی شده می گویند.(کلاً سری-سری-خیلی محرمانه-محرمانه).
ياداشت اداري :به دست نوشته اي اطلاق مي شود كه جهت انتقال پيام سريع مورد استفاده قرار مي گيرد ، يادداشت اداري بايد داراي امضاء و تاريخ باشد ولي رعايت ديگر ضوابط ضرورتي ندارد .
اسناد كاملا سري : اسناد طبقه بندبي شده گفته مي شود كه با توجه به درجه محرمانه بودن به 24 طبقه تقسيم مي شوند .
اسناد كاملا سري : كه افشا غير مجازآنها منافع كشور ضرر و زيان جبران ناپذير ميزند .
اسناد سري :افشا غير مجاز انها امنيت كشور را به خطر انداخته يا باعث لطمه شديد به منافع عمومي كشور بوده يا منافع قابل ملا حظه اي براي عناصر غير مجاز داشته با شد .
اسناد خيلي محرمانه : اسناد طبقه بندي شده اي كه افشا ان باعث ضرر به منافع عمومي كشور باشد.
اسناد محرمانه : اسناد طبقه بندي شده اي كه افشا ان باعث ضرر زدن به منافععمومي كشور و يا سازمان باشد .
مكاتبات اداري :
مكاتبات اداري يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است كه در نهايت قسمت عمده ي ان به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل مي شود .
در هر سازماني واحدي وجود دارد كه يكي از وظايف عمده ان برقراري رابطه اداري سازمان متبوع با واحد هاي داخلي و ساير سازمانها از طريق تبادل اطلاعات مكتوب مي باشد كه به ان دبير خانه يا دفتر مي گوييم .
يكي ديگر از وظايف دبير خانه يا دفتر تهيه نامه هاي ساده اداري (مانند اعلام وصولها ) نگهداري و در دسترس قرار دادن مكاتبات و اسناد مورد نياز مي باشد .
•مجموعه اقدامات و عمليات كه منجر به دريافت و ثبت و توزيع مكاتبات (نامه هاي وارده به سازمان و يا صادره از سازمان به سازمان هاي ديگر)مي گردد.
تشريح عمليات دريافت نامه ها:
هر گونه نوشته ويا اطلاعاتي كه به سازمان ها ميرسد به آنها نامه هاي اداري گفته مي شود كه بايد مراحلي راطي نمايد.
كنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاريخ- عنوان- امضا و ضمائم)
تفكيك و طبقه بندي اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه هاي عادي- طبقه بندي شده)
بخشي از مديريت اسناد است است كه شامل :
مراحل گردش . بايگاني مكاتبات و در نهايت امحاء اوراق غير ضروري مي باشد .
نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند. نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند :
الف- نامه هاي رسمي و اداري
ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه
نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از :
- نامه هاي اداري
- پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ...
نامه هاي رسمي و اداري نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد.
كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري
براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و
اقدام لازم .
قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري
1) سرآغاز ( ذكر نام خداوند )
2) تاريخ ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ).
3) موضوع نامه ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... )
4) عنوان ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...)
5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...)
6) متن نامه
7) امضا
نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم
1) نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد .
2) در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست.
3) اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد.
4) كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً 21 × 15 يا 30 × 21 ) باشد.
5) نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) . 6) گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است.
7) ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است.
8) سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد.
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار : به طور کلی نامه هایی که برای انجام دادن کارهای اداری تهیه می گردند عمدتاً یکی از چهار حالت یاد شده در زیر را دارند: 1-نامه های خبری 2- نامه های بازدارنده 3- نامه های دستوری و درخواستی 4-نامه های هماهنگی نامه های خبری : به وسیله اینگونه نامه ها ،نتیجه کار به سازمان یا شخص زیربط اطلاع داده می شود.نتیجه ممکن است مثبت یا منفی باشد و یا اینکه به مخاطب اعلام دارد که کار مورد نظر در دست اقدام است.نامه های خبری ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند. نامه های بازدارنده : نامه های بازدارنده به نامه هایی اطلاق می شوند که از انجام یافتن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری به عمل آورد .این گونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا مؤسسه و یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است به طور موقت و یا دایم متوقف می کند. نامه های دستوری و یا درخواستی: این نامه ها بیشتر نامه های اداری را تشکیل می دهند.دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا مؤسسه یا فردی خواسته شود و یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد .این گونه نامه ها معمولاً در نظام ارتباطات عمودی و از نوع بالا به پایین مبادله میگردند. نامه های هماهنگی: این گونه نامه ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه می شود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند وزارتخانه و مؤسسه ایجاد هماهنگی کند .از جمله این نامه ها می توان بخش نامه ها را نام برد و یا نامه هایی که رونوشت آن برای پاره ای اقدامات یا اطلاع به فرد یا سازمان یا واحد ارسال می گردد.
ويراش فني
منظور از ويرايش فني آراستگي ظاهري و نظم و ترتيب داشتن نوشته است . يكي از كارهايي كه در اين ويرايش انجام مي گيرد رعايت علايم نگارش است :
براي نشانه گذاري نوشته هاي خود مي توانيد از جدول زير استفاده كنيد.
جدول نشانه گذاري
رديف
نشانه
نام
موارد استفاده
1
0
نقطه
1-در پايان همه ي جمله ها به جز جمله هاي پرسشي و تعجبي: هوا ابري است. شايد درك اين مسئله دشوار باشد.
2-پس از هر حرفي كه به صورت نشانه ي اختصار به كار رفته باشد: ابن سينا متولد سال 428 هـ . ش
2
،
ويرگول
1)ميان عبارت:
او با تلاش بسيار صادقانه، به مقصود رسيد. 2)پس از منادا: خدايا، مرا عفو كن.
3) هرجا كلمه يا عبارتي به عنوان توضيح ، در ضمن جمله يا عبارتي ديگر آورده شود:
سهراب سپهري ، شاعر معاصر، به نقاشي علاقه ي فراوان داشت.
همان جا ، زير آن درخت ، نشسته بودم.
4) بين چند كلمه كه اسناد واحدي باشد:
فردوسي ، مولوي، سعدي و حافظ از بزرگان شعر فارسي هستند.
5) بين دو كلمه كه ممكن است خواننده آن ها را با كسره ي اضافه بخواند:
پدر، حسن را سرزنش كرد.
6) ميان جمله هاي غير مستقل كه در مجموع جمله ي كاملي را تشكيل مي دهند: اگر شب ها همه قدر بودي، شب قدر بي قدر بودي.
3
:
دو نقطه
1)قبل از نقل قول:
صاحب نظران آموزشي مي گويند : شرط درست نوشتن، درست فهميدن است.
2)هنگام برشمردن اجزاي يك چيز:
آثار جلال آل احمد عبارت اند از: خسي در ميقات ، مدير مدرسه ، سه تار و ...
3) جلوي كلماتي كه مي خواهيم آن ها را معني كنيم : نغز : دل كش
4
؟
علامت سئوال
1)در پايان جمله پرسشي: آيا تاكنون كتاب گلستان سعدي را خوانده اي ؟
2) براي نشان دادن مفهوم ترديديا استهزا:
وفات حافظ در 721 (؟) اتفاق افتاد. او نابغه (؟ ) است.
5
!
علامت تعجب يا خطاب
1) در پايان جمله ي تعجبي، تاكيدي، عاطفي : عجب روزگاري است!
2) پس از اصوات: هان! اي دل عبرت بين.
6
(( ))
گيومه
1)سخني كه به طور مستقيم از جايي يا كسي نقل مي شود:
پيامبرفرمودند((: طلب دانش بر هر مسلماني واجب است)).
2) اسامي و عناوين و اصطلاحات علمي يا فني ( فقط بار اول ).
(( صور خيال )) از اجزاي اصلي شعر است.
7
؛
نقطه ويرگول
1)براي جداكردن جمله هايي كه از جهت ساختمان و مفهوم مستقل به نظر مي رسند.
ولي در يك عبارت طولاني ، با يك ديگر بستگي معنايي دارند.
دانش آموز بايد درس بخواند؛ منظم باشد و به سخنان معلم گوش فرا دهد.
2)در بيان توضيح و مثال پيش از كلمه هاي ((مثلاً ))، (( فرضاً))، ((يعني )) و ...:
ويرايش ساختاري ( زباني )
منظور از ويرايش ساختاري شناسايي كاربردهاي خلاف دستور و زبان و يا تعبير هاي نامناسب و ناروا در نوشته و گذاشتن شكل درست آنها به جاي اشكال نادرست است .
ويرايش ساختاري ( زباني ) در چند فصل مختلف بررسي مي كنيم. مهمترين عنوان هاي اين فصول عبارتند از : 1- جمع 2- مذكر مونث 3- حشو 4- موارد ديگر
1- جمع
1- جمع بستن كلمه فارسي با علامت جمع عربي (( ات، ون وين )) غلط است :
نادرست
درست
توضيح
آزمايشات
آزمايش ها
دستورات
دستورها
فرمايشات
فرمايش ها – فرموده ها
پيشنهادات
پيشنهادها
2- جمع بستن هيچ كلمه اي با (( يات )) صحيح نيست.
ننويسيم
بنويسيم
عمليات
كارها ( در مورد امور نظامي : حمله )
غزليات
غزل ها
عرقيات
عرق ها - انواع عرق
كشفيات
اكتشافات
3-افزودن پسوند (( جات )) در آخر هيچ كلمه اي جايز نيست چه فارسي باشد چه عربي ، چه به عنوان پسوند جمع بيايد چه به قول بعضي ، به منزله پسوند نوع و جنس .
ننويسيم
بنويسيم
اداره جات
اداره ها- ادارات
كارخانجات
كارخانه ها
حواله جات – حوالجات
حواله ها
دسته جات – دستجات
دسته ها
نوشته جات
نوشته ها
- دوباره جمع بستن جمعهاي عربي ، غلط است .
ننويسيم
بنويسيم
كسورات
كسور
وجوهات
وجوه
امورات
امور
رسومات
رسوم
5- جمع بستن كلمه هاي غير عربي به صورت مكسر غلط است:
غلط
صحيح
اساتيد
استادان
فرامين
فرمانها
ميادين
ميدانها
دهاقين
دهقانان- دهقانها
- مذكر و مونث
يكي از قواعد و اصول زبان عربي، مطابقت دادن صفت با موصوف در جنسيت است يعني براي موصوف مذكر، صفت مذكر مي آورند و براي موصوف مونث ، صفت مونث
مثل : مكه معظمه – معاصي كبيره – زاويه منفجر اما وقتي كه موصوف يا صفت فارسي باشند آوردن علامت تانيث ( ه) در آخر صفت جايز نيست . حتي اگر موصوف ، موثت باشد.
شكل مصطلح
صورت صحيح
خانم مديره – همسر مربوطه – خواهرمحترمه
دختر محجبه- همشيره مكرمه – بانوي فاضله
زن مطلقه
خانم مدير – همسر مربوط- خواهر محترم
دختر با حجاب – همشيره مكرم – بانوي فاضل
زن طلاق داده شده
دبير مربوطه – كارشناس مربوطه – واحد مربوطه-
دبير مربوط- كارشناس مربوط – واحد مربوط
ولي اگر بتوان براي همين دسته از تركيب ها نيز صفت بدون هاء تانيث آورد صحيح تر و شيواتر است.
همچنان كه تا پنجاه سال پيش مواد مخدره مي گفتند و امروز : مواد مخدر
صحيح
صحيح تر
سورة مباركه – آية شريفه
قوة مقننه – قوة مجريه – قوة قضائيه
سوره مبارك – آية شريف
قوة قانونگذاري- قوة اجرايي – قوة قضايي
مواد منفجره – موادمحترقه
موادانفجاري – موادآتشزا
مطالب مندرجه
مطالب مندرج
3- حشو
يكي از شايع ترين و مهم ترين غلط ها ي نگارشي ، آوردن حشو قبيح است.
حشو يعني آوردن كلام زايد در سخن. حال اگر اين كلام زايد، سخن را زشت كند و هيچ توجيهي نداشته باشد حشو قبيح و ازعيوب سخن است . مثال :
1- اميدوارم اقدامات ايشان مثمر ثمر واقع شود.
2- پيشنهاد شما مفيد فايده بود.
3- اهالي منطقه از امداد رساني به موقع آتش نشاني و هلال احمر سپاسگزاري كردند.
4- مأموران سعودي از بوسيدن سنگ حجرالاسود ممانعت مي كنند.
5- آرزوي سلامت و سعادتتان را خواستارم.
4- ستيز معنايي
ستيز معنايي آن است كه بين دو بخش يك كلمه يا تركيب، تعارض يا تضاد باشد .
1- اين اجناس را از ميني سوير نزديك اداره خريدم. اين اجناس را از فروشگاه كوچك نزديك اداره خريدم.
2- يك بازارچه بزرگ مرزي بين دو استان ايران و پاكستان داير شد. يك بازار بزرگ مرزي بين دو استان ايران و پاكستان داير شد.
ارتباط در لغت، ربط دادن ،پیوستن چیزی به چیزی دیگر معنی شده است.
«ارتباط عبارت است از فن انتقال اطلاعات ،افکار ورفتار انسانی از یک شخص به شخص دیگر. به طور کلی هر فرد برای ایجاد ارتباط با دیگران و انتقال پیام های خود به ایشان از وسایل مختلف استفاده می کنند. مثلا موقعی که انسان به دیگری نامه می نویسد،با بیان کتبی مقصود خود را به نظر او می رساند و با وی ارتباط بر قرار می سازد»
به بیانی دیگر:
«ارتباطات عبارت است از کلیه ی فعالیت های گفتاری،نوشتاری و حرکتی که برای انتقال معنی یا مفهوم از فردی به فرد دیگر و جهت تأثیر و نفوذ بر دیگران به کار می رود.»
ارتباط در مجموع بیانگر این واقعیت است که،
ارتباط اساس شکل گیری جوامع و لازمه ی زندگی اجتماعی ، فرهنگی و تداوم وجود سازمان های اداری و نهایتا لازمهی زندگی است.
ارتباط چگونه شکل می گیرد؟
لازمه ی برقراری ارتباط وجود پنج رکن اساسی آن است که به آن ها عناصر ارتباط گفته می شود . بدیهی است بدون وجود هر یک از عناصر مزبور برقرار ارتباط مختل و یا ناقص می ماند.
عناصر ارتباط عبارت اند از:
- پیام دهنده (منبع)
- گیرنده پیام (مخاطب)
- اصل پیام (محتوا)
- وسیله ی ارتباط
پیام دهنده (منبع): پیام دهنده برقرار کننده ارتباط است که پیام خود را با هدفی خاص ،به صورت گفتار و نوشته و یا به وسیله ی حرکت غیر کلامی،به طور حضوری یا با استفاده از رابط به پیام گیرنده منتقل می نماید.
- گیرنده پیام (مخاطب): گیرنده ی پیام ،فرد،افراد یا گروهی هستند که پیام برای آن ها ارسال گردیده است. گیرنده ی پیام ممکن است یک شخصیت حقیقی،یک گروه اجتماعی یا جامعه ای خاص و حتی برای جامعه ی بشریت در تمام جهان باشد.
- پیام: همان چیزی است که ارتباط به منظور انتقال آن بر قرار گردیده است .پیام ممکن است انتقال اطلاعات و اخبار،فرمان و درخواست و . . . . باشد،که به اشکال مختلف مانند علائم،گفتار،تصویر ونوشته منتقل می شود.
- وسیله ی ارتباط: منظور ابزار و وسائلی هستند که در ارسال پیام و دریافت آن پیام دهنده و پیام گیرنده را کمک می نماید.
- آثار یا بازخورد: طبق یک اصل کلی، هر عملی را یک عکس العملی است، مستقیم و مخالف جهت آن . بدون شک، ارسال پیام در ایجاد ارتباط یک «عمل»
انواع ارتباطات
الف) انواع ارتباط از نظر کلی: انسان روزانه ناگزیر به برقراری ارتباط با افراد خانواده ی خود، مردم کوچه و بازار و... است، که این خود گروهی از ارتباطات را به قرار زیر ارائه می دهد:
- ارتباط با افراد خانواده.
- ارتباط با اجتماع.
- ارتباط با سازمان محل خدمت.
- ارتباط با دولت.
که به این گونه ها ،انواع دیگری از ارتباطات که در جامعه جریان دارد افزوده می شود، هم چون :
- ارتباط دولت با مردم.
- ارتباط دولت با سایر کشور ها .
- ارتباط قوای سه گانه کشور با یکدیگر
ب)انواع ارتباط از ديدگاه نحوه ي برقراري آن :
در اينجا ارتباطات به دو گونه ي اصلي تقسيم مي گردد. ارتباط حضوري و ارتباط غير حضوري
ارتباط حضوري: به گونه اي از برقراري ارتباط اطلاق مي شود كه كليه ي عناصر در يك محل جمع شده باشند،مانند جلسات مذاكره ،مصاحبه و . . . كه ارتباط دهنده و ارتباط گيرنده و وسيله ي ارتباط (گفتار ) و پيام در يك زمان و يك مكان ايفاي نقش مي كنند . تأثير و تأثر و در نتيجه بازخورد در همان جلسه مشخص و اثر آن ظاهر مي شود .
ارتباط غيرحضوري: در این نوع ، عناصر ارتباطی در یک مکان و زمان جمع نیستند . پیام با استفاده از وسایل ارتباطی، همانند پیام رادیویی ، تصویر تلویزیونی ، نوشته یا . . . ارسال می گردد . بدون شک ، بازخورد آن ممکن است بعد از مدتی به پیام دهنده – آن هم در صورت لزوم و طبق شرایط ویژه – منتقل شود .
وسائل ایجاد ارتباط
وسائل ایجاد ارتباط به دو گروه عمده، اصلی و کمکی تقسیم می شوند.
وسائل اصلی: به وسائلی گفته می شود که پیام به وسیله ی آن ارائه می گردد، مانند بیان (گفتار)، نوشته و علائم.
وسائل کمکی: ابزاری هستند که وظیفه ی انتقال پیام را بر عهده دارند، مانند تلفن، رادیو، تلویزیون، تلگراف، تلکس، دورنگار (فاکس) و... هم چنین، روزنامه، مجلات، فیلم سینمایی و... بالأخره پست و نامه رسان.
ارتباطات در سازمان
ارتباطات در سازمان عبارت اند از: انتقال اطلاعات و دستورها و بررسی بازخورد هر یک از آن ها به منظور انجام وظیفه برای رسیدن به اهداف و مأموریت های سازمان.
از نظر دیگر، نظام ارتباطات، در ایجاد هماهنگی، تصمیم گیری، هدایت و رهبری، نظارت و کنترل و سایر وظایف مدیر در اداره ی امور، نقش مؤثری دارد.
ارتباطات سازمانی به دو گونه ی کلی رسمی و غیر رسمی برقرار میگردد.
ارتباطات غیر رسمی: معمولا کارکنان در زمان کاری در سازمان و یا خارج از محیط کار با یکدیگر برخوردها و تماس هایی دارند. این برخوردها ممکن است عادی، دوستانه و یا غیر دوستانه باشد. گرچه این نوع ارتباط، غیر رسمی محسوب می شود اما تأثیر فراوانی در ارتباطات رسمی سازمان دارد.
ارتباطات رسمی: این گونه ارتباطات در راستای انجام کار و وظایف سازمان برقرار می گردد و بدون شک، ارتباطی با دوستی ها ندارد و صرفا اجرای وظایف و مأموریت های سازمان را به عهده دارد.
مديريت اسناد و بايگاني
مديريت اسناد:عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به مكاتبات و اسناد مورد نياز از مرحله ايجاد تا امضائ اوراق زايد .
مديريت اسناد از پنج شاخه به شرح زير تشكيل شده است :
1- مديريت ارسال و مراسلات
2- مديريت فرمها
3- مديريت گزارشها
4- مديريت دستورالعملها.
5- مديريت مكاتبات
تعريف لغوي سند :
در لغت به معناي تكيه گاه و هر چيزي كه بتوان به ان استفاده كرد در فرهنگ اداري به طور كلي حاصل خدمت و فعاليتي است كه از طرف افراد و سازمانهاي مختلف به صورت نوشته و يا صور ديگر با رعايت موازين ومقررات تهيه و تنظيم شده و براي مراجعات بعدي قابل نگهداري باشد اطلاق مي شود .
اركان سند:
اعتبار سند به ترتيب اولويت در اكثر مواقع به وجود امضاء، تاريخ و شماره و در بعضي از اسناد به مهر سازمان بستگي دارد .
مسئول متن و محتواي نامه امضاء كننده آن مي باشد .
تاريخ هر نامه در بعضي از موارد اعتبار زماني آن را تعيين مي كند ، مانند اجراي مفاد يك بخش نامه .
شماره ي نامه براي رعايت نظم و ترتيب و سهولت مراجعه به ان است .
نامه رسمي : نامه هايي كه در دفتر اند يكاتور و يا ساير دفاتر رسمي محسوب مي گردند .نوشته ي بدون امضاء فاقد ارزش مي باشد .
پاراف : به علامت و نشانه اي كه مسئول يك واحد و يا مجري برنامه در ذيل اسناد و مكاتبات به عنوان رويت يا تاييد مطالب انها مي گذارد ، (پاراف) مي گويند ، كه نوعي امضاء موقت است . در نامه هاي رسمي اداري پيش نويس توسط تهيه كننده ي پاراف مي شود .ارزش اسناد : درجه اهميتي است كه اشياء و افكار در رفع حوائج فردي و اجتماعي دارد ، و از نظر اقتصادي معيار و و تعين كننده ي اهميت اشياء در خدمات است .
اسناد از نظر ارزش ، به طبقات مختلف تقسيم شده اند كه عبارت اند از :
1) ارزش اسناد براي سازمانها دولتي يا ساير موسسه ها از لحاظ اجراي وظايف .
2) ارزش اسناد براي مردم متعارف ، از نقطه نظر فائده علمي ناشي از اطلاعات مندرج در انها .
3) ارزش اسناد براي استفاده محققان و پژوهشگران در فعاليت هاي تحقيقي .
تقسيم بندي ديگري كه از درجه ارزش اسناد شده است :
اداري، حقوقي مالي تاريخي و علمي نام برد .
فلسفه سند نويسي : هدف از نوشتن اسناد ، انوار ساختن اساس مالكيت ، و امنيت قضايي است اگر تامين قضايي نباشد ، اساس مالكيت متزازل و حقوق افراد دست خوش اميال ديگران مي شود ، از اين رو قضاوت صحيح ، فقط بر مبناي سند و مدارك مورد قبول استوار است .
سند رسمي بايد داراي شرايط زير باشد :
ترد مراجع رسمي تنظيم شده باشد ،( اداري ثبت اسناد ، واملا ، ثبت احوال )
صلاحيت مامور در تنظيم ان محرز باشند .
مقررات مربوط در تنظيم ان رعايت شده باشد .
-سند:تعریف لغوی سند به معنای تکیه گاه می باشد .
-تعریف سند در فرهنگ اداری:
حاصل خدمات کارکنان یک سازمان که به صورت نوشته به صور مختلف با رعایت قوانین ومقررات تهیه و تنظیم شده وبرای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود.
-ارکان سند:
1-امضاء
2-تاریخ
3-شماره
اعتبارهر سند به ترتیب اولویت در اکثر مواقع به وجود امضاء،تاریخ و شماره و در بعضی از اسناد به مهر سازمان بستگی دارد .
امضاء كننده نامه مسئول متن نامه است .
تاریخ هر نامه در بعضی از موارد اعتبار زمانی آن را تعیین می کند مانند تاریخ اجرای مفاد یک بخشنامه .
شماره نامه برای رعایت نظم و ترتیب و سهولت مراجعه ی به آن است .
-ارزش سند(اسناد):
درجه اهمیتی که اشیاء و یا نوشته در رفع حوائج دارند كه به سه دسته تقسيم مي شوند.
1-ارزش اسناد برای دستگاههای دولتی .
2-ارزش اسناد برای مردم به طور متعارف.
3-ارزش اسناد برای اساتید،محققان و دانشمندان در تحقیقات علمی و پژوهشی
-فلسفه و هدف سندنویسی:
1-استوار ساختن اساس مالکیت
2-استوار ساختن امنیت قضایی
اگر امنیت قضایی نباشد اساس مالکیت تزلزل و حقوق افراد دستخوش امیال دیگران می شود از این رو قضاوت صحیح فقط بر مبنای سند و مدرک مورد قبول استوار است.
-انواع سند:
1-سند رسمی 2-سند عادی 3-سند لازم الاجرا
-سند رسمی:
بر طبق ماده ی 1287 قانون مدنی هر سندی که در ادارات ثبت و املاک یا دفاتر رسمی و همچنین بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است.
سایر اسناد در زمره ی اسناد عادی طلقی می شود مشروط بر اینکه دارای امضاء یا مهر طرف باشد.
-شرایط لازم برای اسناد رسمی:
1-نزد مراجع رسمی مانند ادارات اسناد و املاک و ثبت احوال و غیره تنظیم شده باشد.
2-صلاحیت مأمور در تنظیم آن محرز باشد.
3-در تنظیم سند مقررات قانونی مورد توجه قرار گرفته باشد.
-اسناد لازم الاجرا :
اسنادی هستند که به موجب قانون قدرت و قوت اجرایی و قانونی می گیرند.اسناد لازم الاجرا حتماً باید رسمی باشند.
-تعریف سند از نظر اداری و بایگانی:
از نظر اداری هر نوع سابقه ای که به صورت مکتوب مانند نامه های اداری و منقوش مانند نقشه ها و نمودارها و مضبوط مانند نوار، CD ،صفحه و ...در یک سازمان برای انجام دادن توسط مأموران آن سازمان و در حدود وظایف مصوب رسماً ایجاد ،دریافت و یا صادر شده باشد اصطلاحاً سند اداری گفته می شود .
-سند ازنظر حقوقی:
یکی از وسایل اثبات حق است به موجب ماده ی 1284 قانون مدنی ایران سند عبارتست از هر نوشته ایی که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد سند حقوقی می گویند.
به موجب تبصره ماده 1 قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17/2/1349 سند عبارتست از کلیه ی مراسلات ،دفاتر،پرونده ها،عکسها و غیره ،سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه ،صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم و یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ ادری ،مالی،اقتصادی،قضایی،سیاسی،فرهنگی و علمی ، تاریخی به تشخیص سامان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگهداری دائمی باشد.
بايگاني : بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي ، تنظيم و نگاهداري و حفاظت اسناد و مدارك بر طبق روشي معين است ، به نحوي كه در اسرع وقت ، به سهولت و حداقل هزينه و نيروي انساني بتوان به اسناد دست يافت .
پرونده : مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا كلاسور نگاهداري شده باشد . محتويات يك پرونده مبين موضوع ان و يا مشخصات يك فرد است .
تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني : تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان انها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد .
يك طبقه بندي منطقي بايد داراي خصوصيات زير باشد :
سرعت ، سهولت ، اطمينان .
نكات مورد توجه در تنظيم پرونده :
جايگزيني صحيح محتويات پرونده ها به طور كه ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه وجود داشته باشد .
در تنظيم محتويات داخلي پرونده تقدم و تاخر شماره و تاريخ انديكاتور نامه رعايت شود .
قطر جلد هر پرونده (به استثنا كلاسور زونكن ) نبايد از 2 س م تا حدود 150 برگ تجاوز كند
اداره ي امور بايگاني :
اداره امور بايگاني هر سازمان با استفاده از سه شيوه صورت مي گيرد .
الف . نظام متمركز بايگاني
ب. نظام غير متمركز
ج. نظام پراكنده
1. نظام متمرکز:در نظام متمرکز کلیه یمکاتبات اعم از وارده و صادره توسط یک دبیرخانه ی مرکزی دریافت ، ثبت و توزیع می گردد.
2.نظام غیرمتمرکز:در نظام غیرمتمرکز معمولاً هر یک از واحدهای سازمان اختیار دریافت و ثبت مکاتبات خود را بر عهده دارند.در این نظام دبیرخانه ی مرکزی فقط نقش توزیع کننده ی نامه ها را به عهده دارد.
-کد گذاری:
برای سهولت در شناسایی مکاتبات انجام شده و همچنین تسریع در امور ارجاع نامه های وارده به واحدهای اقدام کننده از کد گذاری استفاده می شود .معمولاً کد گذاری به دو صورت حرفی یا شماره ای انجام می گیرد.
تعریف كد گذاري:فن طبقه بندی در اسرع وقت با حداقل نیروی انسانی و روش معین.
-روش مستند سازی:
امتیاز آن این است که تمام پرونده ها باید بر اساس کد مرتب شود.
بایگانی:به مفهوم فن طبقه بندی ،تنظیم،نگهدای و حفاظت اسناد و مدارک بر طبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه و نیروی انسانی بتوان به آن اسناد دسترسی پیدا کرد.
پرونده:مجموعه ای است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده باشد.
محتویات یک پرونده مبین آن موضوع و یا مشخصات یک فرد است .
اصول روش های بايگانی
منطقی ترين نوع طبقه بندی مربوط به بايگانی
1. طبقه بندی بر مبنای شاخص هايی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايی
2. طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
3. طبقه بندی بر اساس تاريخ
روشهای تنظيم پرونده های اسمی:
1. روش الفبايی ساده
2. ترتيب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما
3. روش شماره گذارمتوالی يا مسلسل
4. روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی
5. روش شماره ی رمز الفبايی
6. روش حرف و عدد
روش هايی که برای تنظيم مکاتبات اداری و پرونده های موضوعی مورد استفاده قرار می گيرد:
1. روش الفبايی
2. روش شماره ای مسلسل
3. روش شماره گذاری مرکب يا روش موضوعی
4. روش شماره گذاری محدود يا مقطع و روش کارتن – جزوه دان
5. روش اعشاری يا دسيمال
روش جغرافيايی: تشکيل پرونده به نام يک واحد خاص مانند شهر، منطقه و يا استان
روش شماره ای محض: اين روش فقط شماره ی پرونده يا شماره سند ملاک تنظيم است. اين روش در بايگانی حسابداری اسناد هزينه، بانک ها، پرونده ی اشتراک آب وبرق و تلفن يا در بايگانی خودروها می توان مشاهده کرد
روش تاريخی:اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاريخی، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر می باشد. بنابراين اسناد و پرونده هايی که ملاک مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته يا روز است، تنظيم و بايگانی می گردند.
اصول روشهاي بايگاني :
طبقه بندي بر مبناي شاخصهاي بر اساس نام افراد ، سازمانها و مناطق جغرافيايي
مثال : حسن شكوهي – وزارت كشور – شهرستان يزد
طبقه بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه
طبقه بندي بر اساس تاريخ : مانند مكاتبات سر رسيد دار . مانند چك ها
روشهاي تنظيم پرونده هاي اسمي :
روش الفبايي ساده : جنانجه پرونده ها بر اساس حروف الفبا در قفسه ها چيده شوند ، به چنين روشي ، روش الفبايي مي گويند.
در اين روش پرونده ها بر اساس حروف متشكله نام خانوادگي و در صورت تشابه ، نام ها ، نام پدر و شماره شناسنامه صاحب پرونده و با رعايت حق تقدم حروف الفبا تنظيم و بايگاني مي كردند .
مانند دفتر راهنما ي تلفن و لغت نامه موارد استفاده : براي تنظيم پرونده هاي كارمندي و اداري استفاده مي شود.
روش اسمي به شيوه ي الفبايي : در اين روش بايد به ترتيب زير عمل كرد .
الف : نام خانوادگي بايد قبل از اسم اعم از مفرد يا مركب ثبت شود :
مانند ( محري – علي ) .
ب : در مواقعي كه نام موسسات تجاري با نام افراد همراه باشد ، ابتدا نام خانوادگي شخص ثبت شده نوع موسسه يا شركت نوشته مي شود .
مانند : شركت سهامي عباس نعمتي نعمتي عباس – شركت سهامي
ج : اسمهاي كه با حروف مخفف و يا اختصاري نوشته مي شوند ، هر يك از حروف منزله يك نام كامل محسوب مي شود . مانند : شركت سهامي دي. پي. اي. دي. پي. اي. – شركت سهامي .
د: اسامي مركب به عنوان يك اسم تلقي مي كردند . مانند:
شركت سهامي اتوبوسراني يزد و حومه اتوبوسراني يزد و حومه – شركت
ه، درجات و القاب در ثبت اسامي مورد توجه قرار نمي گيرد .
روش الفبايي و شماره اي با گروه بندي حرف اول و دوم نام خانوادگي :
در اين روش ، اسامي پرونده ها بر مبناي حرف اول و دوم نام خانوادگي تفكيك شده و پس از كد گزاري ملاك تنظيم قرار مي گيرند .
نحوه استفاده از اين روش :
در مرحله ي اول ، كليه پرونده ها را با توجه به حروف اول انها به 32 قسمت تقسيم مي كنيم .
در مرحله دوم ، 32 حرف زبان فارسي را به چهار گروه زيرين تقسيم بندي كرده و به هر يك از گروها يك كد اختصاصي داده مي شود .
نام خانوادگي نام
شماره رمز(پرونده)
احمدي - احمد
احمدي - حسن
1-1
2-1
اسدي - سيمين
ازادي - علي
1-2
2-2
جدول (1) جدول (2)
حروف اول اسم
حروف دوم اسم
كد
الف
الف
الف تا خ
د تا ش
1
2
الف
الف
ص تا گ
ل تا ي
3.
4
نظام بايگاني متمركز:
در اين شيوه ، كليه امور بايگاني از قبيل : طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگاهداري پرونده ها در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت مي گردد. مزاياي اين شيوه بايگاني عبارت است از :
صرفه جويي در تعداد كاركنان بايگاني
اعمال صحيح مديريت و تقسيم كار به طور عادلانه بين كاركنان بايگاني
صرفه جويي در محل و وسايل بايگاني
جلوگيري از تشكيل پرونده هاي متعدد و مشابه
نظام غير متمركز:
در اين روش هر يك از واحد هاي سازماني داراي بايگاني مستقل بوده و پروندههاي مربوط به خود را تنظيم و نگاهداري مي كنند .
مزاياي اين شيوه :
نزديك بودن پرونده ها به استفاده كنندگان
اشنا بودن با عناوين پرونده ها
احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه كارايي بيشتر.
شرح فرم اندكس (راهنماي نامه هاي وارده ) :(فرم4-54 (10-54) سازمان امور اداري
براي پيدا كردن شماره انديكاتور ، با در دست داشتن شماره نامه در دبيرخانه از اين دفتر استفاده مي شود .
هر صفحه اين دفتر از سه- 3 قسمت تشكيل شده كه هر كدام قسمت ان از (000) الي(999) شماره گذاري شده است .
و هر قسمت نيز داراي سه-3 ستون مي باشد .(ستون فرستنده ، ستون دفتر انديكاتور، ستون هزار)
شرح فرم دفتر انديكاتور :
ثبت نامه هاي وارده : مشخصات نامه ها پس از بررسي و تعيين محل ارجاع براي سهولت در شناسايي انها و همچنين اطلاع دقيق از محل انها و تاريخ پاسخ لازم در دفتري به نام انديكاتور يا دفتر (ثبت نامه هاي وارده و صادره ) ثبت گرديده و با توجه به رديف دفتر به هر يك از نامه ها شماره اختصاصي داده مي شود .
نظام پراكنده :
در اين شيوه هر يك از اقدام كنندگان موظف به نگهداري اسناد و مدارك و سوابق اداري خود مي باشند . اين شيوه مورد توجه و توصيه سازمانها ي اداري نيست .
محاسن ارتباطات نوشتاري يا مكاتبات:
سنديت
قابليت حفظ و نگهداري
رايج بودن
تلقي نوشته به عنوان زبان رسمي جامعه
تسجيل راکد بودن پرونده ها:
1. عنوان پرونده
2. تاريخ اولين و آخرين برگ موجود در پرونده
3. شماره يا کد پرونده
4. ساير اطلاعات مورد نياز
در بايگانی راکد پرونده ها به دو طريق تنظيم می گردد.
1. با همان شماره و کد جاری درقفسه ها نگاهداری می شود
2. شماره و کد جديد با تنظيم دفتر راهنمای بايگانی راکد در قفسه ها نگاهداری می شود.
تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني : تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان انها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد .
يك طبقه بندي منطقي بايد داراي خصوصيات زير باشد :
سرعت ، سهولت ، اطمينان .
نكات مورد توجه در تنظيم پرونده :
جايگزيني صحيح محتويات پرونده ها به طور كه ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه وجود داشته باشد .
در تنظيم محتويات داخلي پرونده تقدم و تاخر شماره و تاريخ انديكاتور نامه رعايت شود .
قطر جلد هر پرونده (به استثنا كلاسور زونكن ) نبايد از 2 س م تا حدود 150 برگ تجاوز كند .
شرح فرح دفتر ارسال مراسلات : از اين فرم براي تحويل و گرفتن رسيد نامه استفاده مي شود .
شرح و كدنامه
گيرنده
پيوست
تاريخ پيوست
امضاء
شماره و كدنامه : شماره نامه در اين ستون نوشته مي شود .
گيرنده : مشخصات گيرنده مانند نام و نام خانوادگي نوشته مي شود .
پيوست : در اين ستون تعداد برگه پيوست نامه بايد نوشته شود .
در اين تاريخ تحويل نامه به گيرنده بايد ذكر شود .
امضاء : محل امضاء گيرنده نامه بهدر اين ستون پيش بيني شده است .
امور دفتري يا گردش مكاتبات :
برقراري ارتباطات اداري به صورت كتبي بايد از قاعده و قانون و نظم خاصي بر خوردار باشد كه اصطلاحا به ان اداره ي امور دفتري يا گردش مكاتبات سازماني مي گويند.
تعريف امور دفتري :
مجموعه اقدامات و عمليات كه منجر به در يافت و ثبت و توضيع مكاتبات (نامه هاي وارده به سازمان و يا صادره از سازمانبه سازمان هاي ديگر)مي گردد.
تشريح عمليات دريافت نامه ها:
هر گونه نوشته ويا اطلاعاتي كه به سازمان ها ميرسد به ان ها نامه هاي اداري گفته مي شود كه بايد مراحلي راطي نمايد.
كنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاريخ- عنوان- امظا و ضمايم)
تفكيك و طبقه بندي اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه هاي عادي- طبقه بندي شده)
ويژگي ها و خصوصيات كار كنان واحد دبير خانه :
داراي اطلا عات كافي در زمينه ي وظايف محوله باشد .
علاقه به كار محوله داشته و به حرفه و تخصص خود اهميت دهند .
از حداقل تحصيلات مناسب و مدرك تحصيلي خود بر خور دار باشد .
از سلامت جسماني در مواردي كه نياز است بهره مند باشد.
روحيه ملايم و خوش رويي با مراجعه كنندگان سازمان داشته باشد.
علاقه مند به استفاده از وسايل و ابزار جديد و مطلوب باشد.
موقعيت و محل دبير خانه:
با توجه به اينكه كليه ي امور مربوط به دريافت، ثبتتوضيع نامه هاي وارده وصادره بايد از محاني مثل سرعت و سهولت در انجام امور دفتري و پاسخ گويي سريع به مراجعات برخور دار باشد در نتيجه بايد از نظر فيزيكي محل و مكان دبير خانه در طبقه هم كف ويا اول و ترديك درب ورودي باشد .
وسايل و ابزار مورد استفادهي دبير خانه :
ابزار و وسايل عمومي: ابزاري كه در كليه واحد هاي امور دفتري بدون در نظر گرفتن نوع سازمان از انها استفاده مي شود.
ابزار و وسايل اختصاصي :
استاندار شماره ي497
1- انواع مهر : مهر"ورود" 30*60
2- مهر"رسيد اخذ شود"
3- دفاتر دبير خانه
(دفتر انديكاتور _اندكس_ رد يابي_ ارسال نامه ها
انواع قفسه
1-قفسهي تفكيك نامه ها
2-قفسهي تشخيس نامه ها(براي نامه هاي ارجاعي)
3-قفسه ي نامه هاي محرمانه
انواع ابزار هاي ماشيني
-ماشين نقش تمبر
- ماشين شماره زني
- ماشين الات چاپ و تكثير
- ماشين دوخت
- ماشين تحرير
اصول بايگاني اسناد و مدارك فني:
نياز مديران به كسب اطلاعات موردنظر و اقدامات انجام شده بخصوص اتخاذ تصميمهاي مناسب موجب شده متخصصين و كاربران بايگاني اسناد و مدارك توسط بيشتري به شناخت روشهاي مناسب بايگاني ابراز فني نشان دهند. در زمينه بايگاني اداري منابع و مدارك زيادي موجود ميباشد ولي در زمينه ي بايگاني فني منابع به حد كافي در دسترس نميباشد. دليل اين ابهام اختلاف نظر صاحب نظران در تفكيك و طبقه بندي اسناد فني است.
تعريف بايگاني فني:
بايگاني فني، محل نگهداري و تنظيم مدارك است. و وظيفه ي جمع آوري، طبقه بندي و در اختيار گذاشتن اطلاعات در اسرع وقت مي باشد. بنابراين فرق بايگاني فني با ساير بايگاني ها در نوع اسناد ميباشد. هرنوع سابقه اي كه بصورت مكتوب تخصصي باشد و يا بصورت ضبط شده باشد و يا بصورت نقاشي شده باشد، اصطلاحاً مدرك يا سند فني خوانده ميشود. مانند كاتالوگ، مقاله ، نوار، اسلايد، نقشه و نمودار.
موقعيت سازماني بايگاني فني:
سازمان عبارت است از همكاري گروهي از افراد كه براي رسيدن به يك هدف با همديگر همكاري مي كنند. هر سازماني از لحاظ انجام وظيفه به دوگروه صف و ستاد تقسيم ميشود. واحدهاي صفي، مجري برنامه هاي واحدهاي ستادي تلقي ميشود. و واحدهاي ستادي بعنوان كمك و پشتيبان واحدهاي صفي در اجراي عمليات عمل مي كنند. با توجه به نياز واحدهاي اجرائي و تصميم گيرنده به اطلاعات سريع و صحيح، بايگاني فني جايگاهي در نمودار سازماني داشته و محل آن با فرم تشكيلاتي و ماهيت وظايف ارتباط دارد. بعنوان مثال در واحدهاي صنعتي و توليدي بايگاني فني از اعتبار خاصي برخوردار است و معمولاض تحت نظر مستقيم مديريت فني يا مؤسسه كار ميكند. در صورت وجود واحدي تحت عنوان مركز اسناد و مدارك فني، بايگاني فني تحت نظر اين واحد فعاليت ميكند. در سازمانها و مؤسسات غيرصنعتي، واحد بايگاني فني بخشي از بايگاني كل محسوب شده و زيرنظر واحد اداري فعاليت ميكند.
شرح وظايف مسئول بايگاني فني:
1- گردآوري و تهيه ي اسناد و مدارك از قبيل نقشه ها ، عكسها و ...
2- كدبندي و تنظيم مدرك با استفاده از روشهاي علمي.
3- در اختيار گذاردن اطلاعات جمع آوري شده.
4- تماس با ساير مراكز در ارتباط با نگهداري اسناد و مبادله اطلاعات.
5- تنظيم دستورالعمل لازم باري نحوه ي دستيابي به اسناد فني.
6- همكاري در تدوين و اجراي برنامه هاي آموزشي.
7- تهيه و ارائه ي گزارشها و آمار لازم.
با توجه به شرح وظايف بايگاني فني افرادي مي توانند مسئوليت يا تصدي آنرا بعهده بگيرند كه در عين امانتداري و ساير ويژگيهاي يك بايگان خوب مهارتهاي زير را دارا باشند:
1- دانش لازم در زمينه ي فن بايگاني.
2- داشتن اطلاعات كافي در زمينه ي وسايل و لوازم فني موجود در سازمان.
3- آشنايي كامل به مراحل گردش اسناد در واحدهاي مختلف مؤسسه.
4- آشنايي به نياز علمي و فني واحدهاي مختلف سازمان.
بايگاني عكس ، فيلم و اسلايد؛
بايگاني عكسها، اسلايدها، نگاتيوهاي مربوط به آنها در سازمانها و مؤسساتي كه با اين گونه مدارك در ارتباط هستند تابع اصول خاصي است كه عدم اشنايي با آن پيامدها و مشكلات فراواني را بهمراه دارد. براي بايگاني اين مدارك روشهايي به شرح زير وجود دارد:
1-بايگاني عكسها و نگاتيوها در سطح وسيع.
در يك سازمان اگر تعداد عكسها، اسلاسيدها و نگاتيوهاي مربوط به ان متعدد باشد مراحل زير طي ميشود:
الف) پس از عكسبرداري، فيلمهاي تهيه شده توسط مسئول آرشيو شماره گذاري شده و به هر يك شماره اي اختصاص داده ميشود.
ب ) پس از شماره گذاري، نگاتيوهاي مشترك در يك موضوع در پاكتي جداگانه قرار داده ميشود.
ج ) عكسهاي موجود در آرشيو در يك آلبوم نگهداري شده و در فهرست موضوعي اول آلبوم كامل شرح داده ميشود.
د ) عكسهاي خاص از قبيل شخصيتها و يا مكانهاي ويژه بطور جداگانه بايگاني ميشود.
2- بايگاني عكسها و نگاتيوها در سطح محدود؛
اگر عكسها و تصاوير موجود در يك سازمان محدود به تعداد خاصي باشد، براساس موضوع و يا رويداد و يا شماره اي كه به آن اختصاص داده ميشود در محلي خاص بايگاني شده تا در موقع لزوم بتوان به آن دست يافت.
ميكرو فيلم چيست؟
ميكرو فيلم روشي است كه مكاتبات، پرونده ها و مدارك موردنظر را به فيلم كوچك تبديل مي كند. در اين روش با استفاده از شيوه هاي پيشرفته، مي توان از اسناد و مدارك موجود نسخ متعددي را در اندازه هاي بسيار كوچكتر از اندازه ي واقعي تهيه و نسبت به بايگاني آن اقدام نمود. استفاده از ميكرو فيلم جهت موارد زير مفيد به فايده واقع ميشود:
الف) نظام كنترل اسناد و مدارك.
ب ) نظام كنترل و اطلاعات فني.
ج ) جهت استفاده در كامپيوتر.
مزاياي استفاده از ميكرو فيلم در بايگاني؛
1- صرفه جويي در مكان ç استفاده از ميكرو فيلم 90% كمتر از بايگاني معمولي به فضا نياز دارد.
2- سرعت دستيابي به اطلاعات ç با استفاده از وسايل و لوازم ميكرو فيلم تنها در چند ثانيه مي توان اطلاعات زيادي كسب نمود.
3- امنيت ç با توجه به حجم بسيار كم ميكرو فيلم و امكان جابجايي آن در مواقع خطر و همچنين كپي برداري از آن وسيله اي مؤثر جهت نگهداري اطلاعات به شمار مي رود.
4- صرفه جويي در هزينه ها ç به استثناي هزينه هاي ابتدايي و خريد تجهيزات با توجه به سرعت بالاي پردازش اين ابزار موجب صرفه جويي زيادي در دستيابي به اطلاعات به شمار مي رود.
5- ارائه خدمات مفيد و قابل اطمينان ç استفاده از ميكرو فيلم وسيله اي است مطوئن جهت ارائه خدمات به متقاضيان بطوريكه قادرند حدود 2000 سند با اندازه هاي استاندارد در كمتر از 1 دقيقه تهيه و در اختيار متقاضيان قرار دهند.
6- بازده سريع كامپيوتري ç با استفاده از دستگاههاي به نام Com.c.o.m كه اطلاعات كاغذي را بصورت ميكرو فيلم در مي آورد به نحو قابل ملاحظه اي در هزينه و وقت صرفه جويي بعمل مي آيد. استفاده از دستگاه Com مزاياي زير را بهمراه دارد:
الف) چاپ اطلاعات خروجي بر روي فرم هاي موردنظر، هم زمان با تهيه اطلاعات.
ب ) امكان ضبط مستقيم اطلاعات بر روي ميكرو فيلم.
ج ) تهيه ي نسخ اضافي پشتيبان با هزينه ي كمتر ç سيستم Com قادر است در يك ساعت سي هزار صفحه را تبديل به ميكرو فيلم نمايد.
7- سهولت تكثير و كاهش هزينه ي توليد نسخه هاي موردنظر.
8- صرفه جويي در مكان وسايل و لوازم بايگاني ç بطوريكه در هر سانتي متر محل مخصوص بايگاني حدود 1500 سند را مي توان بايگاني كرد.
كامپيوتر و استفاده از آن در تنظيم اطلاعات؛
يكي از تفاوتهاي عمده كامپيوتر با كليه ي ماشينهاي محاسب ديگر، سرعت و قدرت پردازش آن ميباشد، بطوريكه هيچ يك از دستگاههاي ديگر، قادر به چنين محاسباتي نميباشند. عليرغم مزيتهاي كامپيوتر يك نقص عمده در ارتباط با نحوه ي تفكر انساني دارد و آنهم قابليت هوشمندي و رفتار در شرايط غير برنامه ريزي شده ميباشد، يعني هيچ كامپيوتري در سطح دنيا، بدون استفاده از بانكهاي اطلاعاتي فرمان كه درون حافظه اش قرار داده اند، قادر به تصميم جديدي نيست.
كامپيوتر ماشيني است الكترونيكي كه اطلاعات داده شده را طبق يك برنامه ي تنظيم شده بررسي و پاسخ لازم را با سرعت بسيار زياد در اختيار قرار مي دهد.
اهم وظايف كامپيوتر عبارتند از :
الف) دريافت هرگونه اطلاعات از خارج.
ب ) ذخيره اطلاعات در حافظه.
ج ) انتقال اطلاعات از حافظه به قسمتهاي ديگر.
د ) انجام عمليات رياضي و منطق مانند چهار عمل اصلي و مقايسه اعداد.
ﻫ ) انتقال اطلاعات از حافظه به قسمتهاي بيروني كامپيوتر.
استفاده از كامپيوتر در امور اداري ؛
سيستم بايگاني كامپيوتر قادر است حجم وسيعي از اطلاعات را در كوتاهترين زمان ممكن پردازش ، خلاصه برداري و فهرست نموده و در حداقل زمان در اختيار كاربر قرار دهد.
يكي از موارد بسيار پر كاربرد اين برنامه در امور مالي و حسابداري شركتهاي مختلف ميباشد. بطور مثال رديابي يك سند پرداخت از بين شصت هزار سند حسابداري در يك صنعت ، كاري بسيار مشكل و طاقت فرسا ميباشد. ولي اين قضيه در كامپيوتر و يا نرم افزار خاص مربوط به آن با اختصاص يك كد عددي به حسابهاي مربوطه و يا حتي يك جستجوي ساده به راحتي قابل رديابي است. از ديگر كاربردهاي كامپيوتر مي توان به مسائل مربوط به نيروي انساني اشاره كرد. فرض كنيد در يك شركت چند مليتي با يك پردازش چند ثانيه اي كليه ي اطلاعات مربوط به يك فرد از قبيل تاريخ استخدام ، نوع استخدام ، سنوات خدمت ، تحصيلات ، حقوق و ساير اطلاعات لازم را بدست آورد. نقش بايگاني اين نرم افزار در مباحث آموزشي ، تكنولوژي ، نظامي و شهري در جوامع امروزي نقش انكارناپذيري تلقي مي گردد.
سيستم دبيرخانه مكانيزه ( اتوماسيون اداري ) ؛
جهت ثبت نامه هاي وارده ، صادره ، تشكيل پرونده ، مشخصه هاي نامه ها از طريق دبيرخانه در سيستم ثبت ميشود. از امكانات نرم افزار دبيرخانه به موارد زير مي توان اشاره نمود :
1- كارتابل الكترونيكي.
2- پاراف الكترونيكي.
3- سوابق نامه ها.
4- پيگيري الكترونيكي.
5- مبادله الكترونيكي داده ها ( EDI ).
6- مشاهده كارتابل از راه دور.
7- انجام عملياتبايگاني نامه ها براساس موضوعات مشخص.
8- انجام امور دبيرخانه از قبيل ثبت ، بازيابي و ويرايش كليه ي مكاتبات.
ثبت و كنترل كليه ي ارجاعات ؛
ثبت تصاوير بصورت اسكن و حفظ آن در بانك اطلاعاتي سيستم ، امكان بايگاني نامه بطور همزمان در پرونده هاي گوناگون.
مبادله ي الكترونيكي نامه ها چيست؟
انتقال نامه ها در سيستم دبيرخانه از سيستمي به سيستم ديگر مبادله الكترونيكي نامه ها و بدون كاربرد هيچ نوع كاغذي مبادله الكترونيكي نامه ها ناميده ميشود و شامل موارد زير مي گردد :
1- قابليت اتصال به سرور و دريافت و ارسال اطلاعات.
2- دريافت و ارسال نامه مستقيماً از داخل كارتابل.
3- ثبت موضوع نامه در قسمت مشخصات.
4- ارسال تصاوير نامه ها با فرمت هاي تعريف شده در سيستم.
پست الكترونيك يا ايميل چيست؟
يكي از كاربردهاي مفيد كامپيوتر و شبكه ، بحث به اشتراك گذاري يا Shairing به منظور استفاده از قابليتهاي شبكه ميباشد. به اين دليل فضاي اينترنت را فضاي مجازي مي گويند كه شما از حافظه و ساير امكانات سرور استفاده مي كنيد ، بدون توجه به محدوديتهاي سيستم تحت امرتان.
يكي از مهمترين ابزار انتقال اطلاعات استفاده از پست الكترونيكي است.
براي استفاده از پست الكترونيكي لازم است يك سيستم متصل به اينترنت در اختيار داشته باشيم. ساير امكانات به شرح زير ميباشد :
1- يكدستگاه مودم.
2- يك خط تلفني.
3- اشتراك در يك سازمان ارائه دهنده ي خدمات اينترنتي ( ISP ).
ISP وظيفه دارد يك اتصال دائم با اينترنت برقرار نموده و همه ي پستهاي الكترونيك كه براي شما ارسال ميشود را در اختيار قرار دهد. بكارگيري سيستم ISP بدين معناست كه شما حتي در زمان خاموشي سيستم تان قادر به دريافت پيامهاي ارسالي ميباشيد.
پست الكترونيكي از 2 فناوري فاكس و تلكس اقتباس شده است.
روش پيپرلس ؛
علاوه بر روشهاي مختلف بايگاني ، مي توان از ابزاري بنام پيپرلس يا امور دبيرخانه و بايگاني بدون استفاده از كاغذ نام برد. در اين روش كليه ي نامه هاي وارده بصورت تصوير اسكن شده و به شخص كارشناس يا اقدام كننده ارجاع مي گردد. اقدام كننده نيز با مطالعه ي تصوير ارسالي ، پاسخ لازم را تهيه و پس از انجام تشريفات اداري به دبيرخانه ارائه مي نمايد. بنابراين در اين سيستم كليه ي اطلاعات از طريق كامپيوتر بين افراد مبادله شده و نيازي به استفاده از كاغذ در مكاتبات وجود ندارد. بديهي است تصاوير اسكن شده در سيستم طبق روشي منظم و مدون بايگاني و نگهداري مي گردد.
نامه اداری:
به کلیه ی مکاتباتی که برای وظایف محوله ای به یک سازمان و توسط یکی از کارکنان آن سازمان در فرم مخصوص و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد نامه ادرای گفته می شود.
-نکاتی که باید در نوشتن نامه اداری مورد توجه قرارگیرد:
1-روی فرم و کاغذ اداری سازمان مربوطه نوشته شود.
2-محتوای نامه با وظایف سازمانی مرتبط باشد.
3-آیین نگارش مورد توجه قرار گیرد.
4-مقررات اداری در تهیه و ثبت و صدور آن رعایت شود.
-انواع نامه های اداری:
1-نامه های وارده
2-نامه های صادره
3-نامه های محرمانه
نامه های وارده :کلیه ی نامه هایی که از خارج سازمان دریافت می شود.
نامه های صادره:کلیه نامه هایی که سازمان یا واحد تهیه کننده به خارج از سازمان می فرستد.
نامه های محرمانه:مکاتباتی است که اطلاع از مفاد آن برای همه کس مجاز نبوده و فقط افراد خاصی در سازمان می توانند از موضوع آنها آگاهی پیدا کنند.از نظر اداری به این نوع مکاتبات اسناد طبقه بندی شده می گویند.(کلاً سری-سری-خیلی محرمانه-محرمانه).
ياداشت اداري :به دست نوشته اي اطلاق مي شود كه جهت انتقال پيام سريع مورد استفاده قرار مي گيرد ، يادداشت اداري بايد داراي امضاء و تاريخ باشد ولي رعايت ديگر ضوابط ضرورتي ندارد .
اسناد كاملا سري : اسناد طبقه بندبي شده گفته مي شود كه با توجه به درجه محرمانه بودن به 24 طبقه تقسيم مي شوند .
اسناد كاملا سري : كه افشا غير مجازآنها منافع كشور ضرر و زيان جبران ناپذير ميزند .
اسناد سري :افشا غير مجاز انها امنيت كشور را به خطر انداخته يا باعث لطمه شديد به منافع عمومي كشور بوده يا منافع قابل ملا حظه اي براي عناصر غير مجاز داشته با شد .
اسناد خيلي محرمانه : اسناد طبقه بندي شده اي كه افشا ان باعث ضرر به منافع عمومي كشور باشد.
اسناد محرمانه : اسناد طبقه بندي شده اي كه افشا ان باعث ضرر زدن به منافععمومي كشور و يا سازمان باشد .
مكاتبات اداري :
مكاتبات اداري يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است كه در نهايت قسمت عمده ي ان به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل مي شود .
در هر سازماني واحدي وجود دارد كه يكي از وظايف عمده ان برقراري رابطه اداري سازمان متبوع با واحد هاي داخلي و ساير سازمانها از طريق تبادل اطلاعات مكتوب مي باشد كه به ان دبير خانه يا دفتر مي گوييم .
يكي ديگر از وظايف دبير خانه يا دفتر تهيه نامه هاي ساده اداري (مانند اعلام وصولها ) نگهداري و در دسترس قرار دادن مكاتبات و اسناد مورد نياز مي باشد .
•مجموعه اقدامات و عمليات كه منجر به دريافت و ثبت و توزيع مكاتبات (نامه هاي وارده به سازمان و يا صادره از سازمان به سازمان هاي ديگر)مي گردد.
تشريح عمليات دريافت نامه ها:
هر گونه نوشته ويا اطلاعاتي كه به سازمان ها ميرسد به آنها نامه هاي اداري گفته مي شود كه بايد مراحلي راطي نمايد.
كنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاريخ- عنوان- امضا و ضمائم)
تفكيك و طبقه بندي اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه هاي عادي- طبقه بندي شده)
بخشي از مديريت اسناد است است كه شامل :
مراحل گردش . بايگاني مكاتبات و در نهايت امحاء اوراق غير ضروري مي باشد .
نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند. نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند :
الف- نامه هاي رسمي و اداري
ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه
نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از :
- نامه هاي اداري
- پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ...
نامه هاي رسمي و اداري نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد.
كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري
براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و
اقدام لازم .
قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري
1) سرآغاز ( ذكر نام خداوند )
2) تاريخ ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ).
3) موضوع نامه ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... )
4) عنوان ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...)
5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...)
6) متن نامه
7) امضا
نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم
1) نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد .
2) در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست.
3) اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد.
4) كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً 21 × 15 يا 30 × 21 ) باشد.
5) نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) . 6) گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است.
7) ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است.
8) سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد.
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار : به طور کلی نامه هایی که برای انجام دادن کارهای اداری تهیه می گردند عمدتاً یکی از چهار حالت یاد شده در زیر را دارند: 1-نامه های خبری 2- نامه های بازدارنده 3- نامه های دستوری و درخواستی 4-نامه های هماهنگی نامه های خبری : به وسیله اینگونه نامه ها ،نتیجه کار به سازمان یا شخص زیربط اطلاع داده می شود.نتیجه ممکن است مثبت یا منفی باشد و یا اینکه به مخاطب اعلام دارد که کار مورد نظر در دست اقدام است.نامه های خبری ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند. نامه های بازدارنده : نامه های بازدارنده به نامه هایی اطلاق می شوند که از انجام یافتن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری به عمل آورد .این گونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا مؤسسه و یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است به طور موقت و یا دایم متوقف می کند. نامه های دستوری و یا درخواستی: این نامه ها بیشتر نامه های اداری را تشکیل می دهند.دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا مؤسسه یا فردی خواسته شود و یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد .این گونه نامه ها معمولاً در نظام ارتباطات عمودی و از نوع بالا به پایین مبادله میگردند. نامه های هماهنگی: این گونه نامه ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه می شود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند وزارتخانه و مؤسسه ایجاد هماهنگی کند .از جمله این نامه ها می توان بخش نامه ها را نام برد و یا نامه هایی که رونوشت آن برای پاره ای اقدامات یا اطلاع به فرد یا سازمان یا واحد ارسال می گردد.
ويراش فني
منظور از ويرايش فني آراستگي ظاهري و نظم و ترتيب داشتن نوشته است . يكي از كارهايي كه در اين ويرايش انجام مي گيرد رعايت علايم نگارش است :
براي نشانه گذاري نوشته هاي خود مي توانيد از جدول زير استفاده كنيد.
جدول نشانه گذاري
رديف
نشانه
نام
موارد استفاده
1
0
نقطه
1-در پايان همه ي جمله ها به جز جمله هاي پرسشي و تعجبي: هوا ابري است. شايد درك اين مسئله دشوار باشد.
2-پس از هر حرفي كه به صورت نشانه ي اختصار به كار رفته باشد: ابن سينا متولد سال 428 هـ . ش
2
،
ويرگول
1)ميان عبارت:
او با تلاش بسيار صادقانه، به مقصود رسيد. 2)پس از منادا: خدايا، مرا عفو كن.
3) هرجا كلمه يا عبارتي به عنوان توضيح ، در ضمن جمله يا عبارتي ديگر آورده شود:
سهراب سپهري ، شاعر معاصر، به نقاشي علاقه ي فراوان داشت.
همان جا ، زير آن درخت ، نشسته بودم.
4) بين چند كلمه كه اسناد واحدي باشد:
فردوسي ، مولوي، سعدي و حافظ از بزرگان شعر فارسي هستند.
5) بين دو كلمه كه ممكن است خواننده آن ها را با كسره ي اضافه بخواند:
پدر، حسن را سرزنش كرد.
6) ميان جمله هاي غير مستقل كه در مجموع جمله ي كاملي را تشكيل مي دهند: اگر شب ها همه قدر بودي، شب قدر بي قدر بودي.
3
:
دو نقطه
1)قبل از نقل قول:
صاحب نظران آموزشي مي گويند : شرط درست نوشتن، درست فهميدن است.
2)هنگام برشمردن اجزاي يك چيز:
آثار جلال آل احمد عبارت اند از: خسي در ميقات ، مدير مدرسه ، سه تار و ...
3) جلوي كلماتي كه مي خواهيم آن ها را معني كنيم : نغز : دل كش
4
؟
علامت سئوال
1)در پايان جمله پرسشي: آيا تاكنون كتاب گلستان سعدي را خوانده اي ؟
2) براي نشان دادن مفهوم ترديديا استهزا:
وفات حافظ در 721 (؟) اتفاق افتاد. او نابغه (؟ ) است.
5
!
علامت تعجب يا خطاب
1) در پايان جمله ي تعجبي، تاكيدي، عاطفي : عجب روزگاري است!
2) پس از اصوات: هان! اي دل عبرت بين.
6
(( ))
گيومه
1)سخني كه به طور مستقيم از جايي يا كسي نقل مي شود:
پيامبرفرمودند((: طلب دانش بر هر مسلماني واجب است)).
2) اسامي و عناوين و اصطلاحات علمي يا فني ( فقط بار اول ).
(( صور خيال )) از اجزاي اصلي شعر است.
7
؛
نقطه ويرگول
1)براي جداكردن جمله هايي كه از جهت ساختمان و مفهوم مستقل به نظر مي رسند.
ولي در يك عبارت طولاني ، با يك ديگر بستگي معنايي دارند.
دانش آموز بايد درس بخواند؛ منظم باشد و به سخنان معلم گوش فرا دهد.
2)در بيان توضيح و مثال پيش از كلمه هاي ((مثلاً ))، (( فرضاً))، ((يعني )) و ...:
ويرايش ساختاري ( زباني )
منظور از ويرايش ساختاري شناسايي كاربردهاي خلاف دستور و زبان و يا تعبير هاي نامناسب و ناروا در نوشته و گذاشتن شكل درست آنها به جاي اشكال نادرست است .
ويرايش ساختاري ( زباني ) در چند فصل مختلف بررسي مي كنيم. مهمترين عنوان هاي اين فصول عبارتند از : 1- جمع 2- مذكر مونث 3- حشو 4- موارد ديگر
1- جمع
1- جمع بستن كلمه فارسي با علامت جمع عربي (( ات، ون وين )) غلط است :
نادرست
درست
توضيح
آزمايشات
آزمايش ها
دستورات
دستورها
فرمايشات
فرمايش ها – فرموده ها
پيشنهادات
پيشنهادها
2- جمع بستن هيچ كلمه اي با (( يات )) صحيح نيست.
ننويسيم
بنويسيم
عمليات
كارها ( در مورد امور نظامي : حمله )
غزليات
غزل ها
عرقيات
عرق ها - انواع عرق
كشفيات
اكتشافات
3-افزودن پسوند (( جات )) در آخر هيچ كلمه اي جايز نيست چه فارسي باشد چه عربي ، چه به عنوان پسوند جمع بيايد چه به قول بعضي ، به منزله پسوند نوع و جنس .
ننويسيم
بنويسيم
اداره جات
اداره ها- ادارات
كارخانجات
كارخانه ها
حواله جات – حوالجات
حواله ها
دسته جات – دستجات
دسته ها
نوشته جات
نوشته ها
- دوباره جمع بستن جمعهاي عربي ، غلط است .
ننويسيم
بنويسيم
كسورات
كسور
وجوهات
وجوه
امورات
امور
رسومات
رسوم
5- جمع بستن كلمه هاي غير عربي به صورت مكسر غلط است:
غلط
صحيح
اساتيد
استادان
فرامين
فرمانها
ميادين
ميدانها
دهاقين
دهقانان- دهقانها
- مذكر و مونث
يكي از قواعد و اصول زبان عربي، مطابقت دادن صفت با موصوف در جنسيت است يعني براي موصوف مذكر، صفت مذكر مي آورند و براي موصوف مونث ، صفت مونث
مثل : مكه معظمه – معاصي كبيره – زاويه منفجر اما وقتي كه موصوف يا صفت فارسي باشند آوردن علامت تانيث ( ه) در آخر صفت جايز نيست . حتي اگر موصوف ، موثت باشد.
شكل مصطلح
صورت صحيح
خانم مديره – همسر مربوطه – خواهرمحترمه
دختر محجبه- همشيره مكرمه – بانوي فاضله
زن مطلقه
خانم مدير – همسر مربوط- خواهر محترم
دختر با حجاب – همشيره مكرم – بانوي فاضل
زن طلاق داده شده
دبير مربوطه – كارشناس مربوطه – واحد مربوطه-
دبير مربوط- كارشناس مربوط – واحد مربوط
ولي اگر بتوان براي همين دسته از تركيب ها نيز صفت بدون هاء تانيث آورد صحيح تر و شيواتر است.
همچنان كه تا پنجاه سال پيش مواد مخدره مي گفتند و امروز : مواد مخدر
صحيح
صحيح تر
سورة مباركه – آية شريفه
قوة مقننه – قوة مجريه – قوة قضائيه
سوره مبارك – آية شريف
قوة قانونگذاري- قوة اجرايي – قوة قضايي
مواد منفجره – موادمحترقه
موادانفجاري – موادآتشزا
مطالب مندرجه
مطالب مندرج
3- حشو
يكي از شايع ترين و مهم ترين غلط ها ي نگارشي ، آوردن حشو قبيح است.
حشو يعني آوردن كلام زايد در سخن. حال اگر اين كلام زايد، سخن را زشت كند و هيچ توجيهي نداشته باشد حشو قبيح و ازعيوب سخن است . مثال :
1- اميدوارم اقدامات ايشان مثمر ثمر واقع شود.
2- پيشنهاد شما مفيد فايده بود.
3- اهالي منطقه از امداد رساني به موقع آتش نشاني و هلال احمر سپاسگزاري كردند.
4- مأموران سعودي از بوسيدن سنگ حجرالاسود ممانعت مي كنند.
5- آرزوي سلامت و سعادتتان را خواستارم.
4- ستيز معنايي
ستيز معنايي آن است كه بين دو بخش يك كلمه يا تركيب، تعارض يا تضاد باشد .
1- اين اجناس را از ميني سوير نزديك اداره خريدم. اين اجناس را از فروشگاه كوچك نزديك اداره خريدم.
2- يك بازارچه بزرگ مرزي بين دو استان ايران و پاكستان داير شد. يك بازار بزرگ مرزي بين دو استان ايران و پاكستان داير شد.
+ نوشته شده در یکشنبه سیزدهم مرداد ۱۳۹۲ ساعت 12:30 توسط مجید بیدکی (یزد)
|